La réception d'un bâtiment est le centre d'informations sur toutes ses opérations. Ce n’est pas seulement un lieu d’enregistrement pour votre rendez-vous, il peut également devenir vital en cas d’urgence. En cas d'urgence, la réceptionniste reçoit des informations pertinentes sur la situation et les diffuse à son destinataire, ce qui aboutit à une conclusion rapide et appropriée de l'incident.
Les préparatifs
Au début d'une urgence, la réceptionniste devient un commandant des incidents et son bureau, un centre de commandement des incidents. Afin de fonctionner correctement pendant les procédures d'urgence, tous vos outils essentiels doivent être à proximité. Testez régulièrement votre téléphone, votre système de radiomessagerie et vos radios pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement. Inventaire de vos fournitures d'urgence, telles qu'une trousse de premiers soins, un DEA, une bouteille d'oxygène, des lampes de poche et des couvertures. Assurez-vous d'avoir suffisamment de papier à lettres, de stylos et de crayons à portée de main. Un manuel de procédures d'urgence doit être disponible, ainsi que des feuilles de contrôle à référence rapide à utiliser lors d'un incident.
Les priorités
Une fois qu'une urgence se présente, donnez la priorité à ce qui est une préoccupation immédiate et ne doit pas être traitée immédiatement. Par exemple, vous pouvez recevoir un appel téléphonique d’un employé demandant à un agent de sécurité de l’escorter jusqu’à sa voiture. Votre réponse devrait être la suivante: "La sécurité intervient actuellement dans une situation d'urgence et n'est pas en mesure de vous aider; il serait préférable que vous demandiez à un collègue de vous accompagner."
Procédures d'urgence
Ouvrez immédiatement votre manuel de procédures d'urgence dans la section appropriée et faites-le référence à tout moment si vous n'êtes pas complètement sûr de ce qu'il faut faire. Suivez vos procédures écrites dans l'ordre dans lequel elles sont répertoriées et essayez de rester calme. Cela aide à réduire les risques d'erreurs de votre part.
Surveillez toutes les communications prioritaires et aidez à relayer le trafic radio important vers les personnes appropriées. Tenez-vous en pour informer la police ou les pompiers.
Continuez à surveiller les entrées et sorties de votre propriété, permettant ainsi un meilleur contrôle des accès en cas d'urgence. Cela peut être fait en regardant les points d'entrée vidéo-surveillés et en vérifiant les individus pour une identité correcte lors de l'entrée et de la sortie. Tenez-vous au courant de votre journal de bord en vérifiant les entrées et les sorties au besoin.
Faites attention à votre zone de réception immédiate, à la recherche de personnes ou d'objets suspects. Signalez immédiatement tout ce qui sort de l'ordinaire.
Lorsque la police et les pompiers arrivent, aidez-les en faisant escale à votre bureau par une escorte pour les diriger vers les lieux de l'urgence. Si un accompagnateur n'est pas disponible, donnez-leur une carte simplifiée pour les directions. Soyez prêt à aider les autorités avec les procédures d'évacuation si nécessaire.
Après l’incident, assurez-vous de compléter tous les documents nécessaires au rapport. Cela aide l’entreprise à résoudre ses problèmes de responsabilité et à améliorer ses futures procédures d’urgence.
