L'écriture de revendications et de messages d'ajustement nécessite une préparation et une planification avant de commencer à écrire. Écrivez à partir d'un schéma simple pour rester organisé. Décidez ce que vous voulez que le lecteur fasse. Par exemple, voulez-vous récupérer votre argent ou voulez-vous que le produit soit remplacé? Une lettre de réclamation est un moyen de résoudre les problèmes liés aux erreurs commises et qui peuvent nécessiter un ajustement. Un message d'ajustement est une réponse à une lettre de réclamation adressée à votre entreprise.
Articles dont vous aurez besoin
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Recettes
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Factures
Message de réclamation
Écrivez sur les faits pertinents dans le premier paragraphe. Commencez par le problème. Expliquez exactement ce qui s'est passé et la raison pour laquelle vous écrivez la lettre de demande.
Expliquez pourquoi vous estimez que votre demande devrait être accueillie dans le deuxième paragraphe. Informez le lecteur des détails de la réclamation, des responsabilités légales et de l’équité. Par exemple, le produit ne fonctionnait pas comme suggéré par la publicité.
Commencez le troisième paragraphe en demandant une action. Demandez ce que vous attendez du lecteur. Inclure une date à laquelle vous attendez une action. Ne menacez pas, mais expliquez quelles étapes supplémentaires vous pouvez entreprendre si votre demande n’est pas satisfaite. Fermez avec un «sincèrement» et votre signature au-dessus de votre nom imprimé.
Message d'ajustement
Commencez votre premier paragraphe avec une phrase d'approbation. Donner d’abord la bonne nouvelle au client et donner suite à sa demande.
Commencez le deuxième paragraphe en expliquant l'erreur. Expliquez la cause du problème. Ne pas attribuer le blâme. Concentrez-vous sur vos efforts en cours pour éviter les erreurs et les difficultés.
Exprimez votre appréciation pour les affaires du client dans le troisième paragraphe. Excuse-toi si tu penses que tu dois le faire. En cas d'impossibilité de respecter tous les éléments de l'ajustement demandé, expliquez pourquoi et ajoutez les détails nécessaires sur la manière dont vous allez répondre à la demande.
Fermez la lettre avec «Sincèrement» et imprimez et signez votre nom.
Vérifiez votre lettre pour vous assurer que le ton est amical. Essayez de ne pas paraître condescendant ou méchant.
Conseils
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Conservez une copie de votre lettre pour vos dossiers.
Fournissez en pièces jointes des documents tels que des factures, du matériel publicitaire ou des reçus qui peuvent sauvegarder ce que vous écrivez.
