Comment rédiger une lettre de mission. En règle générale, les comptables utilisent des lettres de mission, mais elles peuvent profiter à tout propriétaire de service de petite entreprise car ce sont essentiellement des contrats sous forme de lettre. Cela peut rendre la légalité de la conclusion d’une relation d’affaires moins intimidante, surtout si vous travaillez avec d’autres petites entreprises. Suivez ces étapes pour rédiger une lettre d’engagement forte.
Présentez une introduction en indiquant qu'il s'agit d'une lettre de mission et qu'elle a pour but de préciser l'accord conclu entre vous et votre client. Identifiez qui est tout le monde, c’est-à-dire: "Moi, Bill Smith, expert-comptable agréé dans l’État de New York, propose de mener à bien le projet suivant pour Acme Widget Makers."
Définissez la portée des services que vous fournissez. Expliquez clairement à votre client ce que vous ferez et ne ferez pas en fonction des discussions que vous avez eues. Pensez à utiliser une liste de tâches à puces pour que le projet soit clairement défini.
Inclure la période de temps couvrant le projet. Vous voudrez peut-être mettre en surbrillance la date d'échéance en rouge afin que tout le monde sache à quelle date le travail est censé être terminé. Discutez de ce qu'il advient des frais si vous êtes en retard avec le projet sans obtenir l'approbation préalable de votre client.
Passez à la section argent de la lettre de mission. Soyez très précis sur la façon dont vous facturez. Indiquez votre taux horaire et expliquez comment vous allez informer le client des progrès réalisés. Mettez en surbrillance en rouge le coût du projet si vous facturez un taux forfaitaire.
Parlez des politiques de médiation si vous le jugez à propos. Vous devez également mentionner les problèmes spécifiques à l’industrie. Un CPA, par exemple, peut vouloir mentionner les services qu’il ne fournira pas dans le cadre du projet s’il s'écarte de son protocole standard de préparation des déclarations de revenus.
Terminez votre lettre avec des lignes de signature pour vous et votre client. Ecrivez votre nom personnel et le nom de votre contact sous deux lignes côte à côte. Ensuite, écrivez "pour" et faites deux autres lignes où vous tapez les noms de sociétés dessous. Indiquez également les lignes pour la date de signature.
Rédigez des modèles de lettre de mission pour diverses situations professionnelles. Vous pouvez les classer par client, projet ou package de services.
Conseils
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Ecrivez vos politiques de retard de paiement dans un paragraphe séparé de votre lettre de mission afin qu’elle se distingue. Signez toujours deux copies de la lettre de mission et joignez une enveloppe timbrée à votre nom et permettant au client de vous en envoyer une copie avec sa signature. Conservez une troisième copie de la lettre de mission dans votre dossier en attendant que la copie signée soit renvoyée.
