Vous êtes naturellement déçu de recevoir un rejet formel de quelque nature que ce soit. Mais rappelez-vous, toute décision peut faire l’objet d’un appel, c’est-à-dire demander à la partie qui décide de réexaminer et de reconsidérer sa décision. La façon dont vous écrivez votre lettre de réexamen, également appelée lettre d’appel, a beaucoup à voir avec le fait que votre demande soit honorée ou même soumise à un second regard.
Soyez bref et direct
Les personnes qui prennent de telles décisions tous les jours sont débordées de communication, notamment de nombreuses lettres de réexamen. Leur première impression de votre lettre peut donc avoir une incidence sur ce qu’ils pensent de votre demande avant même qu’elle ne l’ait lue. S'il est rempli de longs paragraphes, ils sont fatigués dès le début; et peut même le pousser au bas de la pile. Pour faire la meilleure impression:
- Gardez votre lettre à une page.
- Ecrire des paragraphes courts.
- Utilisez des puces pour faciliter la lecture.
Utiliser un style de commerce approprié
Une lettre de reconsidération, ou une lettre de reconstitution, est importante et nécessite donc un format et un style professionnels formels. Gardez ces points à l'esprit lors de la préparation de votre lettre:
Utiliser le format de bloc: Les formats en bloc et en retrait sont les plus couramment utilisés dans les lettres commerciales. En format bloc, chaque ligne est alignée à gauche. Les paragraphes sont indiqués par un espace supplémentaire plutôt que par des indentations. Bien que vous puissiez utiliser l’un ou l’autre, le style de bloc fait ressortir les puces car toutes les autres copies sont vides.
Commencez par votre adresse: Ignorez votre adresse si vous utilisez du papier à en-tête. Sinon, écrivez votre adresse sur deux lignes: adresse postale sur la première ligne et ville, région et code postal sur la deuxième ligne. Épelez des mots comme "rue", "route" et votre état. N'incluez pas votre nom dans cette section.
Ajouter la date: Ignorez une ligne et ajoutez la date du jour si vous postez votre lettre aujourd'hui ou demain. Si vous l'envoyez plus tard, datez-le à peu près quand vous l'enverrez. Ou changez la date juste avant de l’imprimer et envoyez-la par la poste. Avoir une date actuelle indique que votre lettre est importante. Si votre décideur voit déjà une semaine, cela ressemble à de vieilles informations qui ne comptent plus beaucoup.
Ajoutez les informations du destinataire: Passez une ligne après la date et utilisez autant de lignes que nécessaire pour inclure toutes les informations pertinentes de votre destinataire, y compris son nom officiel, son titre complet et exact, son nom et son adresse.
Exemple d'écriture d'une lettre de reconnaissance à un juge:
L'honorable John H. Cranston
Tribunal d'arrondissement (ou quel que soit le nom complet du tribunal)
Adresse du tribunal
Ville, code postal de l'État (pas de virgule entre l'état et le code postal)
Exemple d'écriture d'une lettre de reconnaissance à un collège:
Mme Meredith P. Johnston
Doyen des étudiants
Milbert College
adresse de rue
Ville, État et code postal
Saluer formellement: Utilisez le nom officiel complet du document de rejet. Par exemple, "Cher juge Cranston:" ou "Cher Dean Johnston:" Notez que le message d'accueil se termine par deux points.
Confiant, pas arrogant: Le ton que vous prenez en écrivant votre lettre de confirmation peut être un facteur décisif. Ne prenez pas un ton antagoniste, fâché ou supérieur. Essayez de paraître confiant dans votre demande, mais humble.
Énoncez votre demande à l'avance
Une lettre de remerciement n'est pas l'endroit idéal pour une ouverture intelligente. Les décideurs veulent savoir d'avance en quoi consiste votre lettre. Par exemple:
"Je vous écris pour vous demander de réexaminer votre décision dans l'affaire n ° 4325671, rendue le (mois, jour, année). La décision est jointe à la présente pour plus de commodité."
En joignant une copie de votre lettre de décision ou de vos documents, il est plus facile pour le destinataire de se reporter aux détails de votre dossier sans avoir à le consulter. Cela réduit également la probabilité qu'ils mettent votre lettre de côté lorsqu'ils recherchent vos dossiers.
Ajouter toute nouvelle information
Votre meilleure chance de voir le rejet reconsidéré et inversé est si votre lettre de confirmation contient de nouvelles informations qui n’avaient pas été données au moment de la première décision. Expliquez clairement qu’il s’agit de nouvelles informations et expliquez-les brièvement, mais c’est donc facile à comprendre. Par exemple, si vous avez été retiré de l’école à cause d’une infraction aux règles ou si vous avez été accusé d’un crime par un tribunal:
«J'ai de nouvelles informations qui affectent ce cas:
- Un témoin a présenté une preuve qui me situe loin de l'endroit où les activités en question ont eu lieu.
- La déclaration sous serment et notariée du témoin est jointe. "
Plaider rationnellement, pas émotionnellement
Si vous n'avez pas de nouvelles informations, essayez de donner un nouveau point de vue à l'affaire ou demandez-lui de la réexaminer différemment. Les personnes qui prennent ces décisions difficiles reçoivent de nombreuses lettres de remerciement demandant que les décisions soient réexaminées. Ils ont déjà entendu toutes les excuses imaginables et tous les plaidoyers. Pourquoi le tien devrait-il être l'exception? Évitez d’exprimer vos difficultés ou votre dévastation. Toutes les personnes rejetées sont mécontentes, mais ce n'est pas une raison valable pour faire annuler la décision. Par exemple, dans le cas d'un rejet d'admission par un collège, au lieu de:
"Je serai le seul membre de la famille sur trois générations à ne pas fréquenter le collège Milbert."
Énoncez votre cas de manière plus rationnelle et indiquez les avantages pour l’école:
' Douze membres de ma famille sont fiers d'avoir obtenu leur diplôme du Collège Milbert et trois d'entre eux ont apporté des contributions durables qui profitent à tous les étudiants:
- Promotion de la construction du Tower Arch.
- Collecte de fonds pour l'expansion du département de biologie.
- Présider le concours annuel de poésie Fulton.
Moi aussi, je veux ajouter mes contributions au Milbert College. Pour ces raisons, j'estime que mon statut de demandeur de legs devrait être davantage pris en compte. "
Clôture de votre lettre de réexamen
Enveloppez votre lettre de reconsidération avec un rapide merci. Ajoutez une clôture formelle et indiquez que les pièces jointes sont incluses. Par exemple:
Merci d'avoir pris le temps et les efforts nécessaires pour reconsidérer ma décision.
Cordialement,
(Sautez quatre lignes pour signer votre nom)
Ton nom complet
Titre, le cas échéant
(Passer une ligne)
Pièces jointes: documents de décision du tribunal
Utilisez un programme de grammaire et d'orthographe pour vérifier et corriger les erreurs éventuelles. Imprimez, signez et postez votre lettre de réexamen immédiatement.
