Les lettres d'intention sont des documents formels à mi-chemin entre une proposition et un contrat légal. Ils exposent les principaux détails d’un accord commercial ou d’une proposition de recherche dans l’intention d’indiquer clairement à toutes les parties concernées les points essentiels. De par leur nature, ces lettres ont une structure particulière; il est donc important de savoir comment formater une lettre d’intention.
Ouvrez un nouveau fichier dans votre logiciel de traitement de texte. Entrez votre nom et votre adresse sur les trois à quatre premières lignes du document. Laissez une ligne vide et entrez le nom et l'adresse du destinataire de la lettre. Laissez une autre ligne vide et entrez la date. Ajoutez deux autres lignes vides. Commencez la lettre proprement dite en l’adressant au destinataire par son nom; tels que "Cher M. Jones."
Commencez le premier paragraphe en expliquant pourquoi vous écrivez. S'il s'agit d'une lettre commerciale, mentionnez les relations précédentes avec la société qui vous ont conduit aux accords préliminaires que vous avez conclus jusqu'à présent. S'il s'agit d'une lettre d'intention d'un collège ou d'une université, expliquez brièvement vos antécédents et vos références; telles que les qualifications et l'expérience pertinentes.
Commencez un nouveau paragraphe. Détaillez votre proposition, y compris les détails pertinents sur tous les aspects convenus du projet. Cela peut prendre deux paragraphes ou plus, selon la complexité du projet. Pour les entreprises, veillez à exposer en langage clair chaque aspect du projet. des prix aux dates d'achèvement ou de livraison prévues. Pour les propositions de recherche, expliquez quel est le but de la recherche et comment elle sera réalisée.
Ajouter un dernier paragraphe. Dans une lettre d'intention commerciale, ce paragraphe permet de définir les termes spécialisés utilisés dans les grandes lignes du projet et de détailler toute information supplémentaire pertinente, telle qu'une date limite convenue pour la détermination des conditions définitives. Pour les lettres de recherche, ajoutez à la proposition toute information supplémentaire utile, telle que le nom du tuteur ou du mentor que vous avez déjà sélectionné.
Écrivez une dernière ligne de clôture pour demander une réponse à votre lettre d’intention. Ajoutez une ligne de déconnexion, telle que «Yours sincèrement». Laissez trois à quatre lignes vierges dans lesquelles vous pouvez signer votre nom lorsque la lettre est imprimée. Tapez votre nom, vos qualifications (si nécessaire). Si vous écrivez une lettre d'intention commerciale, ajoutez votre position dans la société sous votre nom. Conservez une copie de la lettre pour vos dossiers.
Conseils
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Étant donné que les destinataires de ces lettres d’intention sont susceptibles de recevoir beaucoup de ces lettres et d’avoir d’autres questions à traiter, il est essentiel que vous restiez concis. Vous devez inclure uniquement les détails qui sont pertinents pour le projet et, même dans ce cas, n'inclure que les détails qui ont déjà été convenus. Tout le reste peut attendre les discussions de suivi.
Attention
Des lettres d’intention existent dans le domaine juridique flou entre les offres et les contrats actuels. Puisqu'ils indiquent où en sont les négociations et non pas un document détaillant un accord contraignant, la question de savoir si les termes du contrat lient en définitive l'une ou l'autre des parties sera du ressort des tribunaux si le contrat tourne mal par la suite. Consultez toujours un avocat avant de vous fier aux termes d'une lettre d'intention.
