De nombreux paquets de presse finissent par aller directement dans le bac de recyclage. Certains de ces paquets n'intéresseraient tout simplement pas les lecteurs, mais d'autres étaient simplement mal assemblés. Le formatage correct d’un dossier de presse augmentera les chances de publication de l’information. L'envoi par courrier électronique du colis augmente également la possibilité d'obtenir les informations imprimées - non seulement pour y obtenir l'information rapidement, mais également pour permettre une reproduction facile du matériel.
Identifiez vos objectifs pour l'envoi d'un dossier de presse, puis recherchez des organes de presse susceptibles de vous aider à atteindre ces objectifs. Les rédacteurs ont très peu de temps supplémentaire, alors ne le gaspillez pas. Un petit journal en Ohio qui ne publie que des nouvelles locales n’est pas intéressé par un dossier de presse d’un événement en Californie. Une station de nouvelles qui se concentre sur les finances n’est pas intéressée par un dossier de presse concernant un concert de rock. Une fois que vous avez identifié les médias appropriés, recherchez l'adresse électronique et le nom de l'éditeur, si possible, en effectuant une recherche sur Internet ou en appelant l'organisation. Un courrier électronique général de l'entreprise peut être utilisé si le courrier électronique de l'éditeur n'est pas disponible. Familiarisez-vous non seulement avec le média, mais aussi avec son style. Plus le dossier de presse est proche du style de l'organisation des médias, mieux c'est.
Rédigez une brève déclaration (de 3 à 10 mots) sur ce que vous envoyez dans l'objet du courrier électronique. Si possible, essayez de montrer pourquoi ce média serait intéressé par l'information. Par exemple, si le kit est envoyé à un document local, indiquez le lieu de l'événement ou de l'entreprise dans la ligne d'objet.
Énoncez immédiatement le point dans le corps du message et, si possible, associez ce point principal au style et aux intérêts du média. Ce que vous incluez dans le corps de l'e-mail variera en fonction de ce qui est inclus dans le dossier de presse. Si le kit média n'est qu'un communiqué de presse, incluez le texte du communiqué dans le corps du courrier électronique et joignez-le par souci de commodité. Si le dossier de presse est un ensemble d’événements, écrivez une brève déclaration indiquant en quoi consiste l’événement, son déroulement et ce que vous avez annexé. Si le dossier de presse concerne une entreprise locale, écrivez une brève déclaration expliquant pourquoi vous envoyez le kit.
Joignez le dossier de presse au courrier électronique. Soyez attentif au format de fichier que vous envoyez, car tous les médias ne pourront pas ouvrir tous les types de fichiers. En général, les fichiers PDF (Portable Document Formats) peuvent être ouverts par presque tout le monde, et le logiciel de visualisation est gratuit à télécharger. Les fichiers PDF garantiront également que ce que vous voyez sur l'écran de votre ordinateur correspond à celui du destinataire, sans modifications de formatage apportées par les différents ordinateurs. Les RTF (Rich Text Format) sont également universellement faciles à ouvrir; Toutefois, le format n'est pas conservé dans un fichier RTF et n'est pas recommandé pour les documents contenant des graphiques.
Assurez-vous que les photos destinées à la reproduction sont suffisamment grandes pour pouvoir être réimprimées avec une qualité élevée. ne compressez pas l'image pour que l'email soit envoyé plus rapidement. Les documents texte peuvent être combinés dans un seul fichier, mais les photos dont la publication est envisagée doivent être jointes sous forme de fichiers distincts, car les images ne peuvent pas être facilement séparées du document. Le format de fichier JPG est souvent préférable pour les images.
Retournez au corps de l'email. À la fin, indiquez quels documents vous avez joints et pourquoi; Indiquez également si les fichiers sont disponibles dans un format différent. À la toute fin du courrier électronique, indiquez vos coordonnées complètes.
Vérifiez tous les aspects avant d’envoyer le courrier électronique. Assurez-vous que l'adresse e-mail est correcte, que le corps de l'e-mail ne contient aucune erreur et que les fichiers corrects sont joints.
