Une des raisons pour lesquelles les projets ne sont pas terminés à temps ou coûtent plus cher que prévu est le fait que les problèmes de contrôle critiques ne sont pas résolus. Comprenez les principaux problèmes de contrôle auxquels vous êtes confrontés et configurez votre projet avec les contrôles appropriés pour vous aider à assurer le succès de votre projet.
Gestion du changement
Demander à un membre de la haute direction d’annoncer le projet à toutes les parties prenantes, de comprendre pourquoi le projet a été lancé et d’avoir une incidence sur les personnes concernées. En impliquant les personnes concernées, vous obtiendrez moins de résistance au changement.
Des horaires
Assurez-vous que votre projet commence à l'heure et que les tâches sont terminées à temps. Pour vous assurer que votre projet se termine à la date d'achèvement prévue, utilisez la méthode du chemin critique. Cette méthode définit les tâches critiques et non critiques ayant une incidence sur l'achèvement du projet dans les délais.
Frais
Découpez les coûts budgétés en catégories faciles à suivre. Assurez-vous que les coûts sont enregistrés dès qu'ils sont engagés afin de bien comprendre les coûts réels. Instruire les membres de l'équipe de projet qui sont responsables de l'approbation des factures; sinon, les coûts peuvent augmenter rapidement.
Exigences
Utilisez une approche structurée pour définir les exigences afin que le projet livré corresponde aux attentes des parties prenantes du projet. Par exemple, si les exigences d’un nouveau système informatique ne définissent que les rapports qui seront produits, mais pas les données sous-jacentes qui doivent être capturées pour produire ces rapports; le système terminé peut ne pas être capable de produire les rapports spécifiés.
Plutôt que d’attendre la fin du projet pour répondre aux attentes des parties prenantes, fournissez des éléments livrables provisoires pour vous assurer que les parties prenantes sont en accord avec les progrès du projet. Attendre le partage des informations avec les utilisateurs jusqu'à la fin du projet peut entraîner des dépassements de coûts si des modifications doivent être apportées à ce qui a été livré.
Les communications
Assurez-vous que les communications avec l'équipe de projet et les parties prenantes sont claires et compréhensibles. Des pannes dans les communications peuvent rapidement faire dérailler un projet et affecter le moral des membres de l'équipe.
Recrutement
Assurez-vous que le projet est doté de personnes possédant toutes les compétences requises pour atteindre les objectifs du projet. Organisez des réunions hebdomadaires avec le personnel du projet afin de pouvoir résoudre rapidement les problèmes de l’équipe du projet ou des parties prenantes.
Liste de contrôle
Préparez une liste de contrôle de tous les domaines que vous devez surveiller et contrôler. Décidez ce que vous allez surveiller et à quelle fréquence. Ne tardez pas à agir sur des problèmes qui ne sont pas sous contrôle.
