La communication externe est la manière dont une entreprise ou une organisation communique avec des personnes extérieures à la structure organisationnelle. Cela va des clients aux clients, en passant par les fournisseurs de services publics et les partenaires commerciaux, en passant par les entités de collecte de fonds et, fondamentalement, par quiconque ne fait pas partie de la masse salariale de l'entreprise. Une bonne communication externe est tout aussi importante qu'une bonne communication interne. Il est donc important de veiller à ce que les personnes extérieures à l'entreprise reçoivent le même soin et le même respect que les personnes internes.
Recueillir des commentaires externes. Les commentaires se rapportent aux rapports faits à la société par toutes les sources externes qui décrivent les forces et les faiblesses de votre capacité à fournir des services et des produits. Que les clients appellent pour se plaindre ou que vous leur offriez des sondages évaluant vos performances ou utilisant une autre méthode, les commentaires signaleront des lacunes dans vos capacités de communication.
Abordez les problèmes de communication externe que vous rencontrez. Vous constaterez peut-être que les clients ont le sentiment de ne pas être traités avec respect ou que les représentants de l'entreprise leur en donnent la peine. Vous constaterez peut-être que votre service de messagerie identifie à tort les courriers électroniques des clients comme du courrier indésirable, de sorte que les demandes et les questions ne sont pas reçues. Il existe des centaines de problèmes de communication externes potentiels. Une fois que vous avez découvert exactement ce qui cause un problème de communication, vous pouvez continuer.
Créez une solution aux problèmes de communication externe. Par exemple, si les clients signalent que les représentants utilisent trop de jargon technique, formez-les à décomposer les choses aussi simplement que nécessaire. Si vos clients signalent que votre service téléphonique ne fonctionne pas, faites-le réparer et configurez-le de manière à ce qu'il soit aussi facile à naviguer que possible. Si les clients en ligne veulent plus d'informations, mettez à jour votre site Web et proposez-leur un moyen de suivre leurs commandes ou d'obtenir l'aide d'un message instantané de la part d'un représentant. Quelle que soit la solution, il convient de résoudre le problème et de proposer une solution viable.
Recueillez des commentaires sur la solution à votre problème de communication externe. Vous devez connaître le sentiment des personnes concernées par la solution pour voir si le problème a été résolu, à la fois pour les employés de votre entreprise et pour les représentants externes participant au processus de communication externe.
