La loi sur le congé familial et médical, ou FMLA, est une loi fédérale qui oblige certaines entreprises à accorder à leurs employés des congés sans solde pour faire face à une urgence médicale ou familiale, telle qu'une hospitalisation, une grossesse ou une blessure grave. Cette loi sert à protéger les emplois des employés pendant leur absence et à maintenir des avantages importants tels que l'assurance maladie. Le fait que votre petite entreprise doive ou non adhérer à la loi FMLA dépend du nombre de salariés figurant sur votre feuille de paie, qui doit également répondre à des critères d'éligibilité spécifiques.
Qu'est-ce que le FMLA?
Adoptée en 1993, la FMLA exige que certaines tailles d’entreprises fournissent aux employés qualifiés des famille ou congé médical non payé prendre soin de soi, de leurs enfants, de leurs parents ou de leur conjoint. La durée normale du congé annuel est au maximum de 12 semaines, mais cela soulève de 26 semaines par an pour les employés devant prendre soin de leur conjoint ou de leurs enfants dans les forces armées. Certaines situations qualifiant les employés pour un congé en vertu de la FMLA incluent:
- Grossesse et soins postnataux
- Placement ou adoption en famille d'accueil
- Relocalisation en raison d'un déploiement militaire
- Problèmes de santé mentale ou physique graves ou blessures impliquant une hospitalisation ou des soins de longue durée
Pendant le congé, l'employeur doit continuer à fournir des prestations régulières telles qu'une assurance maladie à l'employé. L'employeur doit également conserver l'emploi de la travailleuse afin qu'elle ait un poste à son retour de congé. Dans le cas où l'entreprise doit embaucher une autre personne pour occuper le poste d'employée, celle-ci doit lui accorder un poste égal à son retour au travail.
Directives de la FMLA pour les petites entreprises
La FMLA s’applique à votre petite entreprise si vous êtes basé aux États-Unis ou sur un territoire possédé et si vous avez 50 employés ou plus qui travaillent pour vous au moins 20 semaines de travail dans l'année civile. Les directives du département du Travail des États-Unis stipulent que vous devez compter tout employé figurant sur votre feuille de paie, quel que soit votre statut professionnel. Cela signifie que même les employés qui sont en congé, ne travaillent que de façon saisonnière ou ne reçoivent pas d'argent pour leur travail (comme des stagiaires non rémunérés) comptent pour le seuil de 50 employés.
Les lois de votre pays en matière de congés d'urgence pourraient aller au-delà des dispositions de la FMLA pour exiger que même les plus petites entreprises donnent des congés. Ils peuvent également obliger votre entreprise à offrir un temps de congé supplémentaire rémunéré ou non payé ou à couvrir des situations supplémentaires et des membres de la famille. Par exemple, la Conférence nationale des assemblées législatives des États note que Washington, DC, étend le congé familial et médical à 16 semaines. La Californie, le New Jersey et New York font partie des États ayant des dispositions imposant aux employeurs de verser aux employés éligibles un pourcentage de leur salaire pendant leurs congés.
Admissibilité FMLA pour les employés
Même si votre petite entreprise respecte les directives de la FMLA, cela ne signifie pas que tous vos employés sont automatiquement éligibles pour un congé. Pour être admissibles, les employés de votre entreprise doivent avoir travaillé pour votre entreprise pendant 12 mois ou plus. Cela ne signifie pas pour autant qu'ils doivent avoir travaillé sans interruption, sauf si la pause durait au moins sept ans et ne s'était pas produite pour une raison liée aux forces armées ou à une autre condition particulière. En plus de l'exigence de mandat, vos employés doivent avoir travaillé 1 250 heures ou plus dans les 12 mois précédant le début du congé.
La FMLA impose une condition supplémentaire aux petites entreprises qui engagent des employés travaillant hors site, tels que des vendeurs itinérants et des ouvriers du bâtiment. Si votre employé à distance demande un congé médical ou familial, il n'est admissible que si au moins 50 autres employés de l'entreprise travaillent dans un rayon de 100 km autour de lui sur un site de travail spécifique. Pour les employés qui travaillent à la maison, le ministère du Travail considère le bureau à domicile indiqué par les employés comme étant le lieu de travail plutôt que le domicile réel de l'employé.
Le processus de congé de la FMLA
Si votre petite entreprise relève de la FMLA, vous devez mettre en place une affiche de la FMLA sur votre lieu de travail, dans un endroit visible, et informez vos employés de la procédure à suivre pour demander un congé familial ou médical. Lorsqu'un employé demande un congé, vous avez cinq jours terminer le processus de vérification de l'admissibilité de l'employé. Déterminer l'éligibilité nécessite de calculer le mandat de l'employé et les heures travaillées au cours des 12 derniers mois, d'examiner toutes les demandes antérieures de la FMLA et d'évaluer le problème familial ou médical par rapport aux directives de la FMLA.
Lorsqu'un employé semble éligible, vous pouvez également demander des documents supplémentaires certifiant l'urgence, tels que des documents médicaux indiquant un problème de santé grave. Une fois la vérification terminée, vous informerez l'employé de la période de congé et des conditions du congé (telles que l'utilisation de toute indemnité de vacances et le maintien de l'assurance maladie). Pendant qu'il est en congé, votre employé devrait vous prévenir si la durée du congé, la santé ou la situation familiale changent.
