La technologie a révolutionné les processus de sortie des bureaux, transformant les copieurs en imprimantes géantes pouvant être mises en réseau. De la même manière que toute commodité offre la possibilité d’une utilisation abusive, la qualité élevée des photocopieuses peut faciliter l’appropriation illicite de la propriété intellectuelle. Lorsque vous considérez ce que ces machines peuvent offrir à votre école ou votre entreprise, leurs avantages peuvent l'emporter sur leurs inconvénients, mais leurs inconvénients devraient vous inciter à planifier avec soin leur mise en œuvre et leur utilisation.
Reproduction de documents
À l'exception des imprimantes multifonctions à faible volume, les copieurs utilisent un toner similaire à celui que vous avez acheté pour votre imprimante laser. Plus vous dépensez pour l’équipement, meilleure est sa résolution, jusqu’à un équipement produisant une sortie pratiquement impossible à distinguer des documents originaux. En couleur ou monochrome (noir uniquement), ces machines peuvent extraire rapidement de gros volumes de copies. La facilité et la fidélité avec lesquelles ils reproduisent le matériel source peuvent susciter des préoccupations concernant la sécurité de l'information, le vol de données, la violation du droit d'auteur et la contrefaçon. Dans un contexte commercial, dans un cabinet médical ou juridique, ou dans tout scénario impliquant des données exclusives ou confidentielles, les copieurs peuvent constituer une menace pour le contrôle des informations réglementées par la loi ou par la coutume.
Commodité fonctionnelle
Les premiers copieurs n'avaient pas d'introducteur automatique de documents et ne pouvaient pas assembler les cycles multicopies. L'équipement moderne transforme l'acte de dupliquer un document en acte occasionnel. En réseau avec des ordinateurs domestiques ou de bureau, l’une de ces machines peut remplacer plusieurs imprimantes de bureau par une technologie qui produit automatiquement des copies recto verso, assemble et agrafe des documents de plusieurs pages, stocke les formulaires fréquemment réimprimés pour une duplication immédiate, les télécopies à partir du bureau ou du copieur et les courriers électroniques sa sortie. Cette commodité peut accélérer et simplifier les opérations de bureau, mais la complexité des commandes du copieur peut inciter les utilisateurs à choisir les mauvaises options, ce qui entraîne un gaspillage de papier et de consommables.
Les coûts d'exploitation
Comme la plupart des copieurs fonctionnent comme des imprimantes laser, ils fondent un mélange en poudre de plastique et de colorants sur la surface de feuilles de papier. Ce processus de fusion repose sur la chaleur, ce qui suscite un appétit pour l’électricité, faisant grimper les coûts des services publics. Les copieurs ont également besoin de consommables, notamment de toner qui peut coûter plus cher que les consommables équivalents pour les imprimantes laser. Ces cartouches à haut rendement peuvent durer plus longtemps que les consommables d’imprimantes de bureau comparables, mais cette performance a un prix plus élevé. En particulier dans les opérations à volume élevé, les copieurs peuvent également avoir besoin d'un entretien périodique pour maintenir leurs performances de sortie. Un contrat de service peut couvrir à la fois les fournitures et la maintenance, mais il ajoute un autre coût fixe à votre résultat net.
La conservation des données
Un copieur qui stocke les informations sur les documents pour un rappel et une sortie instantanés, et qui télécopie et envoie par courrier électronique ce que vous dupliquez, utilise un disque dur interne pour conserver les numérisations de pages pour une récupération à court ou à long terme. Ce stockage de données est pratique pour les tâches de bureau, mais il peut exposer des informations sensibles à un risque d’utilisation abusive accidentelle ou délibérée. Comme tout disque dur, le mécanisme de stockage d'un copieur peut révéler des secrets longtemps après que vous en avez effacé des informations et des documents. Il exige le même type de sécurité que celui appliqué aux disques durs de l'ordinateur lorsque vous vendez ou mettez hors service un système.
