Selon la taille de l'événement, la planification d'un projet nécessite un investissement en temps et en argent. La clé de la planification réussie d’un événement est d’avoir de solides compétences organisationnelles ou d’embaucher une équipe compétente. Des exemples de projets d’événement sont des ateliers, des débats et des promotions.
Construire une équipe. Chaque membre de l’équipe doit avoir de solides compétences en organisation et en communication, ainsi qu’être disponible pour des réunions de mise à jour régulières des progrès.
Créez une liste de tâches avec des délais. Cette liste de contrôle doit inclure toutes les tâches à effectuer pour le projet d’événement. Attribuez chaque tâche à un membre de l'équipe. Selon le type d’événement et la complexité, utilisez un logiciel de gestion de projet ou un tableur pour rester organisé. Par exemple, si vous utilisez une feuille de calcul, vous pouvez attribuer une colonne à la tâche, la suivante est à qui elle est affectée, puis la date limite. La liste de contrôle devrait inclure des éléments tels que l'embauche de vendeurs, la commande de fournitures spécifiques, la réservation de l'emplacement, la réservation du vol du conférencier, l'organisation du service de traiteur, les initiatives de marketing et les promotions à réaliser.
Surveiller les progrès. Vérifiez régulièrement avec les membres de l’équipe qu’ils respectent le planning pour effectuer les tâches et que vous êtes au courant de tout ce qui reste à faire. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet ou une feuille de calcul, mettez-le à jour avec les progrès de chaque membre.
Préparez le budget. Le budget doit inclure les coûts prévus et avoir une marge de manœuvre pour les dépenses imprévues. Soyez réaliste sur les coûts et assurez-vous que chaque membre de l'équipe est au courant du budget à respecter. Si un membre de l’équipe doit avoir dépassé le budget alloué pour un élément de la liste, demandez-lui de vous faire un rapport préalable pour approbation préalable.
