Certaines entreprises peuvent fonctionner avec succès uniquement sur des transactions en espèces, mais ce modèle est assez difficile à maintenir une fois que vous avez dépassé le stade idéal. C'est particulièrement difficile si vous vendez à d'autres entreprises qui, souvent, ne s'attendent pas à payer leurs achats à l'avance. Au lieu de cela, vous créerez une facture pour votre produit, que votre client paiera plus tard. Entre le moment où la facture est émise et le client qui la paye, il est décrit comme une facture ouverte à des fins comptables.
Définition de la facture du fournisseur
Une facture est essentiellement un accord entre le vendeur et le client.Le fournisseur s'engage à fournir le produit ou le service à l'avance et le client accepte de payer le produit ou le service selon les termes de la facture. Ces conditions incluent une date précise à laquelle le paiement est dû, et la plupart des factures incluent une pénalité pour les paiements en retard. Certains vendeurs offrent une carotte ainsi que le bâton, offrant un rabais similaire pour le paiement anticipé. Quoi qu'il en soit, le fournisseur accorde essentiellement du crédit au client et s'attend à être payé - au moins la plupart du temps - à temps.
Comptes payables, comptes recevables
Le client et le fournisseur doivent tous deux comptabiliser une facture ouverte dans leur bilan. Pour le vendeur, c'est un atout actuel. C'est de l'argent sur lequel on peut raisonnablement compter pour payer les dettes à venir, telles que les loyers ou les factures de matières premières. Pour le client, c'est un passif actuel. Il apparaîtra dans votre bilan en regard de vos actifs courants, qui comprennent vos réserves de trésorerie et vos flux de trésorerie actuels, ainsi que vos propres comptes à recevoir. Dans les deux cas, il reste à cet endroit jusqu'à ce que la facture soit fermée.
Définition de facture fermée
Une facture reste ouverte jusqu'à ce que le client effectue le paiement complet et le reçoive. Du côté du client, le paiement est enregistré en tant que crédit sur le compte client, idéalement avec le numéro de facture et éventuellement avec le fournisseur. Cela fournit une piste d'audit au cas où il y aurait un problème avec la facture ou son paiement. Du côté du vendeur, le paiement est enregistré en tant qu’avoir dans le livre des comptes à recevoir, identifié par le numéro de facture et, idéalement, par le numéro de chèque du client. Dans les deux cas, avec le paiement intégral correspondant au montant correct de la facture (soustraction de tout escompte approprié ou ajout d'un montant d'intérêts approprié), la facture peut maintenant être clôturée.
Les paiements partiels compliquent les choses
Il est relativement simple de garder une trace d'une facture ouverte et de la changer en une facture fermée si elle est apurée avec un seul paiement en totalité. C'est un peu plus compliqué si vous effectuez ou recevez des paiements partiels sur la même facture sur une période donnée. Le processus de base d’enregistrement dans le livre des comptes fournisseurs si vous êtes le client, ou le livre des comptes clients si vous êtes le fournisseur, reste le même. La difficulté consiste à s'assurer que le total des paiements cumulés est correct, une fois que vous avez calculé les pénalités d'intérêts et qu'elles sont affectées à la bonne facture. Certains services et logiciels tiers, tels que le bien nommé OpenInvoice.com, automatisent et rationalisent ce processus.
L'option d'escompte de facture
Il n'est pas rare que les entreprises ayant de nombreuses factures en suspens éprouvent des problèmes de trésorerie transitoires en attendant le paiement de ces factures. Dans ces situations, certaines entreprises choisissent l'option d'escompte de facture. Une tierce partie avance de l’argent au fournisseur sur une facture en attente en échange d’un pourcentage une fois que la facture est collectée. La responsabilité de la perception du paiement incombe au vendeur. Cela peut être un outil utile en cas de besoin, mais cela grève vos marges et vous devrez donc peser avec soin vos besoins à court terme par rapport à votre rentabilité à long terme.
