Les entreprises gèrent leurs finances en utilisant l'un des deux systèmes de comptabilité suivants: comptabilité d'exercice ou comptabilité de caisse. La principale différence réside dans le fait que vous "comptabilisez" vos produits et charges - c'est-à-dire lorsque votre entreprise indique dans son bilan et dans ses impôts qu'elle a reçu ou dépensé de l'argent. Chaque système a ses forces et ses faiblesses.
Comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse, ou comptabilité de caisse, est la méthode comptable la plus simple. Cela ressemble à la façon dont un ménage typique gère son carnet de chèques. Dans la comptabilité de caisse, vous enregistrez un revenu uniquement lorsque vous recevez de l'argent, quel que soit le moment où vous avez fourni les biens et les services qui ont généré le revenu. De même, vous enregistrez vos dépenses lorsque vous payez réellement des biens et des services, quel que soit le moment où vous avez commandé ou reçu ce que vous payez.
Comptabilité d'exercice
En comptabilité d'exercice, ou comptabilité d'exercice, vous enregistrez les produits dès que vous effectuez la transaction qui générera les produits, quel que soit le moment où vous prévoyez recevoir cet argent. Et vous enregistrez vos dépenses dès que vous contractez l'obligation de payer pour quelque chose, peu importe quand vous le recevez réellement.
En action
Supposons que vous possédiez un restaurant et que vous avez besoin de 100 livres de tomates. Vous appelez votre fournisseur de produits et passez une commande de 100 livres à 1 dollar la livre. Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice, vous comptabiliserez cette dépense de 100 $ dès que vous aurez contracté l'obligation - le jour où vous commandez les tomates ou le jour de leur livraison, en fonction de votre entente avec le fournisseur.. Si vous êtes sur une base en espèces, vous ne comptabilisez pas les dépenses tant que la facture n'est pas arrivée et que vous ne payez pas les 100 $.
Pour ce qui est des revenus, dites que quelqu'un appelle et souhaite réserver la salle de banquet de votre restaurant pour le vendredi prochain, qui coûte 500 $. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, vous comptabiliseriez immédiatement les 500 $ en recettes. Sur une base de paiement, vous devrez attendre que le client ait réellement besoin de l'argent pour la réservation.
Avantages et inconvénients
La comptabilité d'exercice donne une meilleure idée du rythme de votre entreprise - ce que le site Web de conseil juridique et commercial Nolo appelle le "flux et reflux des revenus et des dettes de l'entreprise". Si vous avez une activité stable, ou si votre entreprise est en expansion ou en diminution, cela se reflétera dans le rythme de vos revenus et dépenses enregistrés. Cependant, la comptabilité d'exercice peut masquer des problèmes de trésorerie, car votre bilan indique des revenus qui ne sont pas encore arrivés. Avec la comptabilité de caisse, vous savez toujours combien d’argent vous avez à un moment donné. Mais cela peut vous donner une vision déformée de l’état de votre entreprise, car un mois "réussi" n’est pas nécessairement un mois dans lequel vous effectuez beaucoup de travail générateur de revenus, mais plutôt un mois dans lequel vous êtes payé. La comptabilité de caisse peut également masquer les dettes impayées.
