L’introduction d’un système de bibliothèque intégré (ILS) ou l’automatisation d’une bibliothèque, comme l’appellent souvent les bibliothécaires, est le processus par lequel un système intégré de planification des ressources prend la place d’une fiche ou d’un autre type de catalogue inventorier la collection d'une bibliothèque. Planifier avec soin un projet d’automatisation est l’une des étapes les plus importantes pour garantir l’automatisation efficace des bibliothèques.
Évaluer les besoins en personnel. L'implémentation et l'exécution d'un projet d'automatisation nécessitent du travail supplémentaire et peuvent nécessiter du personnel supplémentaire. Si votre service technique ne compte pas de catalogueur, vous devrez peut-être en embaucher un pour la durée du projet, sinon de manière permanente, afin de remplir le rôle d’administrateur ILS.
Planifiez votre budget. Avant même de vous lancer dans la recherche sur les systèmes d'automatisation, il est judicieux de savoir combien vous devez dépenser en automatisation. Décidez si vous devrez embaucher du nouveau personnel et déterminez le type d’achats supplémentaires à effectuer pour automatiser avec succès votre bibliothèque. Du personnel supplémentaire, des ordinateurs, des codes à barres, des scanners de codes à barres et diverses fournitures de catalogage font partie des dépenses qui sont parfois négligées lorsque les bibliothèques décident d’automatiser leurs collections.
Une fois que vous savez combien coûtera votre projet, commencez à rechercher des systèmes d'automatisation. Vous apprendrez bientôt qu'il existe des systèmes disponibles pour toutes les gammes de prix et toutes les tailles de collection imaginables.Connaître votre budget et avoir une idée des caractéristiques sans lesquelles vous pouvez et ne pouvez pas vivre vous aideront à éliminer une vaste majorité de systèmes et à vous concentrer sur ceux qui répondront le mieux à vos besoins. Parlez à d'autres bibliothèques de votre région et découvrez quels systèmes elles ont utilisés et ce qui a fonctionné (et ce qui n'a pas fonctionné) pour elles devrait être inclus dans votre programme de recherche.
Choisissez un système d'automatisation qui répond le mieux à vos besoins. Après avoir étudié les systèmes ILS et choisi quelques finalistes, contactez les fournisseurs. La plupart vous proposeront une version d'essai de l'ILS que vous souhaitez acheter. Cela sera très utile si vous ne pouvez pas choisir le système que vous préférez en termes de prix et de fonctionnalités. Votre décision finale devrait être un ILS abordable, qui réponde aux besoins de votre collection et de votre personnel et qui soit facilement applicable.
Entraînez votre personnel. Une fois que vous avez acheté le système d'automatisation que vous souhaitez mettre en place et que vous avez décidé de vos besoins en personnel, formez les personnes responsables de l'automatisation pour l'utilisation du nouveau système. De nombreux fournisseurs proposent des séminaires de formation en classe et la plupart proposent des tutoriels en ligne. Tirez parti des outils de formation proposés par le fournisseur. Si vous avez choisi un système d'automatisation utilisé par une autre bibliothèque locale, vérifiez s'il est disposé à autoriser votre personnel à surveiller son personnel sur le lieu de travail ou si un membre du personnel est disposé à travailler comme consultant lors de votre présentation. le nouvel ILS dans votre bibliothèque.
Conseils
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La plupart des États offrent des subventions pour des projets d'automatisation dans le cadre de la loi sur les services de bibliothèque et la technologie. Lors de la planification de votre budget, envisagez de demander une subvention pour vous aider à faire face aux coûts de l'automatisation. Incluez les services de formation et de conseil dans votre budget. Vous aurez alors le personnel nécessaire pour mener à bien le projet et il sera aussi important de s’assurer qu’ils sont correctement formés que de choisir le bon ILS.
