Le traitement lent des commandes peut réduire la qualité du service client que votre entreprise peut fournir. Un service client de moindre qualité aura éventuellement une incidence sur les résultats financiers de votre entreprise. Obtenir les approbations pour les commandes d'achat traitées le plus rapidement et le plus efficacement possible signifie que votre entreprise disposera des fournitures nécessaires pour que les choses continuent de circuler rapidement. L'utilisation du client de messagerie Microsoft Outlook pour envoyer des demandes d'approbation de commande d'achat peut aider à rationaliser le processus de commande de fournitures ou de produits en gros tout en veillant à ce que vous suiviez les procédures d'achat appropriées.
Préparer un bon de commande
Accédez à la page de modèles «Commande d'achat et de vente» de Microsoft Office et choisissez un modèle. Assurez-vous que vous pouvez ouvrir, modifier et enregistrer le modèle dans un programme sur votre ordinateur. Créez des modèles à l'aide de Microsoft Excel, Microsoft Word ou d'un autre programme applicable.
Sélectionnez «Ouvrir» lorsque vous cliquez sur le bouton «Télécharger» du modèle que vous avez sélectionné pour ouvrir le modèle dans le programme désigné. Personnalisez le modèle selon vos besoins et enregistrez-le sur votre ordinateur.
Créez et enregistrez votre propre modèle personnalisé si vous n'aimez aucun des modèles disponibles chez Microsoft. Si nécessaire, vous pouvez utiliser les modèles Microsoft comme guide.
Créez un «nouveau document» basé sur votre modèle en utilisant le menu du programme. L'utilisation d'un raccourci ne donnera pas accès aux modèles. Remplissez votre document et enregistrez-le sur votre ordinateur.
Utilisez un programme financier pour envoyer un bon de commande si vous créez vos bons de commande. Certains programmes financiers tels que QuickBooks intègrent Microsoft Outlook. Vous pouvez donc envoyer un bon de commande pour approbation directement depuis le programme.
Exportez les commandes d'achat depuis un logiciel financier sans intégration Microsoft Outlook en utilisant si possible un tableur ou un format Word. Si cela n'est pas possible, imprimez le bon de commande complété en tant que document PDF et enregistrez-le sur votre ordinateur.
Envoyer un bon de commande
Ouvrez Microsoft Outlook et cliquez sur le bouton “Nouveau” dans le coin supérieur gauche pour ouvrir un nouveau message.
Allez dans l'onglet "Insérer". Cliquez sur «Joindre un fichier» et accédez au bon de commande pour le sélectionner. Cliquez sur le bouton "Insérer" pour le joindre à l'email.
Définissez la taille de la police sur 14 et la couleur de la police sur le noir. Tapez "J'ai examiné et approuvé le bon de commande ci-joint:". Commencez une nouvelle ligne.
Définissez la taille de la police sur 11 et la couleur de la police sur gris. Tapez “Vérifiez le bon de commande joint et répondez à cet email. Tapez ci-dessous "Y- Votre nom" pour approuver la commande ou "N- Votre nom" pour rejeter la commande. Remarque: la réponse doit provenir du compte de messagerie auquel elle a été envoyée.
Ignorez quatre lignes et définissez la taille de la police sur 14 et la couleur de la police sur le noir. Tapez “ je ne suis pas autorisé à approuver ce bon de commande.” Commencez une nouvelle ligne.
Définissez la taille de la police sur 11 et la couleur de la police sur gris. Tapez “Répondre à l'expéditeur. Placez un X dans le champ ci-dessus si vous n'êtes pas autorisé à approuver ce bon de commande et si vous le connaissez, indiquez le nom, par exemple, X - Bill Smith."
Conseils
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Imprimez une copie du courrier électronique d'un bon de commande approuvé et joignez-la à la facture de l'achat pour indiquer que celui-ci était autorisé.
Attention
Obtenir une signature physique est plus sécurisé qu'une approbation de courrier électronique, car une autre personne peut accéder à son compte de messagerie s'il est connecté toute la journée.
