Les rapports courts sont un outil efficace de communication avec un directeur général, qui est généralement un dirigeant occupé. Ils peuvent être utilisés pour rendre compte de l'avancement d'un projet, de projections financières hebdomadaires ou mensuelles, ou de rapports sur les opérations de production. Contrairement aux rapports détaillés qui nécessitent des recherches approfondies et des détails, les rapports courts ne nécessitent que les informations de base, mais les plus importantes. La rédaction d’un court rapport suit un style de rédaction similaire, à la différence que le résumé, l’arrière-plan, le contenu, la conclusion ou les recommandations sont concis.
Recueillez des données pertinentes pour le projet pour lequel vous créez un rapport. Pour ce faire, utilisez les données disponibles, telles que les rapports financiers, les rapports de faisabilité et les enquêtes déjà réalisées. Utilisez des documents de référence pertinents, tels que des livres ou des informations provenant de tiers informés, tels que des experts du secteur, comme données pour votre rapport.
Tapez la date, le nom du directeur général à qui vous envoyez le rapport, votre nom, votre signature et le sujet du rapport dans le coin supérieur gauche du document.
Résumez brièvement le contenu du rapport en indiquant le problème, les résultats, les progrès réalisés à ce jour ou une proposition visant à résoudre le problème. Indiquez de manière concise quels seront, selon vous, les avantages du projet.
Décrivez le contexte en rédigeant un bref historique du projet ou de la tâche commerciale en cours pour lequel vous créez un rapport. Indiquez les noms des personnes impliquées dans la tâche ou le projet, tels que les membres de l'équipe de projet, les formateurs ou les chefs de département. Fournissez des explications supplémentaires sur le sujet de la tâche ou du projet.
Rédigez le corps ou le contenu du rapport en incluant les résultats et les données rassemblés à l'étape 1. Fournissez une brève analyse des résultats et expliquez ce qu'ils signifient pour l'ensemble du projet et des activités. Intégrez des graphiques, des questionnaires, des enquêtes et des références dans le rapport pour appuyer votre analyse.
Tirez une conclusion en indiquant brièvement le statut d'un projet ou d'une tâche. Ne formulez des recommandations que si le directeur général l’a demandé. Donnez environ deux recommandations brèves et les plus importantes qui résument toutes les autres recommandations que vous auriez autrement énumérées dans un rapport plus long.
Conseils
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Bien que bref, le rapport ne devrait pas laisser le lecteur avec des questions sans réponse. Fournissez toutes les informations nécessaires dans un langage clair et précis.
