Les principaux dirigeants d'une entreprise mettent en place des contrôles et des procédures financières en vue de prévenir les pertes d'exploitation résultant de fraudes, de vols ou d'erreurs comptables. Ces contrôles ou procédures doivent être adéquats et fonctionnels pour être conformes aux exigences réglementaires, aux normes professionnelles et aux pratiques de l'industrie. Les contrôles de comptabilité et de reporting financiers incluent les fonctions et activités du grand livre.
Enregistrement d'actifs
Un actif est une ressource économique qu'une entreprise possède. Des exemples sont les comptes débiteurs, la trésorerie et les stocks (actifs à court terme) ou les immobilisations corporelles (actifs à long terme). Un comptable débite un compte d'actif pour en augmenter le montant et le crédite pour réduire le solde du compte. Il inscrit également les actifs au bilan, également connu sous le nom d'état de la situation financière.
Enregistrement de responsabilité
Un passif, ou une dette, est un prêt qu'un emprunteur doit rembourser à son échéance. Il peut également s'agir d'une promesse financière qu'une entreprise doit respecter à temps. Un stagiaire en comptabilité crédite un compte de passif pour en augmenter le montant et le débite pour réduire le solde du compte. Elle enregistre également les passifs dans l'état de la situation financière de l'entreprise.
Enregistrement des revenus
Le revenu est le revenu qu'une entreprise génère en vendant des biens ou en fournissant des services. Un commis aux comptes débite un compte pour réduire son montant et le crédite pour augmenter le solde du compte. Il enregistre également les éléments de produits dans l'état des résultats, également appelé état des résultats.
Enregistrement des dépenses
Une dépense est un coût ou une charge qu'une organisation encourt lorsqu'elle vend des biens ou fournit des services. Les exemples incluent le coût des biens vendus et les salaires. Un commis à la comptabilité débite un compte de dépenses pour en augmenter le montant et le crédite pour réduire le solde du compte. Elle enregistre également les dépenses dans l'état des résultats.
Reporting du grand livre auxiliaire
Les rapports du grand livre auxiliaire aident un chef de service à examiner les performances opérationnelles d'une unité commerciale ou d'un groupe de clients et à définir l'incidence de ces performances sur les bénéfices totaux de la société. Par exemple, un responsable de la comptabilité peut consulter le grand livre auxiliaire des comptes à recevoir pour identifier les principaux clients d'une entreprise et déterminer le pourcentage qu'ils détiennent dans le total des montants à recevoir de l'entreprise.
Comptabilité générale
Les rapports du grand livre aident la haute direction à évaluer la solidité financière et le potentiel de profit d’une entreprise. Ces rapports comprennent un bilan, un état des résultats, un tableau des flux de trésorerie et un état des résultats non distribués (également appelé état des capitaux propres). Les autorités de réglementation, telles que la Securities and Exchange Commission des États-Unis, exigent d’une société qu’elle prépare les quatre résumés de données lors de la déclaration des informations financières.
Analyse des données du grand livre
Les chefs de service et les chefs de secteur analysent les données du grand livre afin de détecter les tendances opérationnelles et les indicateurs de performance. Une tendance opérationnelle peut être la marge brute ou les ventes moins le coût des biens vendus divisés par le total des revenus. Un indicateur de performance peut être le rendement des capitaux propres ou le résultat net divisé par les capitaux propres.
