Un rapport de visite est l’un des moyens les plus fiables de déterminer la performance d’une entreprise. Vos opérations externes fonctionnent-elles comme elles le devraient? Votre centre d’éducation préscolaire ou votre établissement de soins sont-ils au code et prêts à obtenir une licence? En rédigeant un rapport de visite complet, vous pouvez déterminer si une grande variété d'objectifs commerciaux sont atteints. Les rapports de visite, parfois appelés rapports de voyage, sont un excellent moyen de savoir si vos normes commerciales sont appliquées sur le site de la manière que vous avez planifiée.
Formater le rapport
Les rapports de visite sont des documents commerciaux. Selon l’organisation ou le secteur, le rapport peut suivre un format de mémorandum ou un modèle commercial. Généralement, choisissez un format de mémo si le rapport de visite est envoyé à un groupe de membres de la direction interne. Choisissez un modèle de rapport commercial plus formel si le rapport de visite sera fourni à des sources externes. Utilisez un format de travail standard incluant des polices de type professionnel, telles que Times New Roman ou Arial. Maintenir les marges de 1 pouce.
Énoncer les objectifs
Expliquez le motif de la visite. Les objectifs comprennent la fréquence de la visite, ainsi que des indicateurs principaux ou des domaines d’examen. Par exemple, la visite pourrait être la première d'une série de quatre menées au cours d'une année pour examiner la mise en œuvre de nouvelles politiques ou paramètres de production. Indiquez clairement ce que vous recherchiez lors de la visite, y compris les visites précédentes, les recommandations ou les plans d’action.
Exemple:
Ce rapport vise à déterminer si l’école Plainview a satisfait à toutes les exigences en matière d’octroi de permis pour les services de garde après l’école.
Discuter des commentaires et des idées clés
Notez l'identité des personnes clés interrogées lors de la visite. Les visites peuvent inclure des réunions avec le personnel clé de la direction sur le site, tel que les directeurs ou les directeurs des opérations. Il est également courant de rencontrer du personnel subalterne plus familiarisé avec les processus opérationnels.
Exemple:
Les personnes interrogées comprenaient Sarah Winters, la directrice de l’école, Emily Thorn, l’infirmière, Rick Marden, enseignant à l’élémentaire et Carol Hathaway, nutritionniste et diététicienne.
Discutez des commentaires clés fournis par la direction et le personnel. Il n'est pas essentiel de citer les personnes interrogées, mais plutôt de rechercher des idées clés et des domaines de préoccupation communs. Incluez les enquêtes standardisées utilisées ou une série de questions spécifiques posées lors de la visite.
Lister les idées et observations clés
Les observations sont basées sur ce que l'on voit personnellement et ne sont pas transmises sur la base d'entretiens. Par exemple, les visiteurs peuvent remarquer visuellement que l'opération semble avoir trop de travailleurs qui ne sont pas occupés. Tout ce qui va de la propreté à l’organisation générale est sujet à des observations. Incluez ces informations dans le rapport de visite.
Exemple:
Au cours d'une visite en milieu de journée, les déjeuners proposés comprenaient un choix de légumes et de fruits, mais aucune alternative n'était proposée aux personnes ayant des besoins diététiques particuliers.
Résumer les conclusions
Déterminez si l'organisation atteint les objectifs en fonction des commentaires et des observations fournis. Utilisez des détails et des informations quantifiables dans la mesure du possible pour appuyer vos conclusions. Par exemple, si l’objectif d’une visite dans une nouvelle usine est de déterminer si elle comptait 60% d’effectifs au premier trimestre, indiquez le nombre réel de ressources humaines par rapport au chiffre d’affaires, les efforts de recrutement en cours et les services qui présentent des carences.
Fournir des plans d'action futurs
Indiquez quand les futures visites sont prévues, le cas échéant, et si elles sont prédéterminées ou résultent de la visite récente. Par exemple, il s’agissait peut-être de la troisième visite annuelle trimestrielle. Fournir des recommandations pour des améliorations. Si certains plans d'action sont définis, énoncez-les en détail. Cela fournit un indicateur de succès pour la prochaine visite.
