Il y a toujours beaucoup de choses à visiter lors d’une visite de site industriel, en particulier si les résultats financiers d’une entreprise dépendent du rapport que vous remettrez aux dirigeants au terme de la visite. La partie facile de votre travail consistera à amener les employés de l’usine à vous faire visiter les bureaux et les zones de travail que vous devez évaluer. Le plus difficile est de vous assurer que la visite que vous faites et les présentations faites donnent une description précise des points d’intérêt que vous êtes chargé d’enquêter et d’évaluer. Une fois l’évaluation terminée, rédigez un rapport de visite industrielle pour résumer vos conclusions.
Connaître la loi
Il est important de noter qu’un rapport de visite industrielle n’est pas nécessairement une obligation légale, mais consiste plutôt en des informations compilées volontairement par certains employeurs pour évaluer les programmes de sécurité et de gestion des risques de l’entreprise. Ce n'est pas une exigence de la loi fédérale sur la sécurité et la santé au travail de 1970, connue sous le nom de OSHA. Cependant, chaque État a ses propres exigences sous OSHA, alors assurez-vous de connaître les règles qui s'appliquent à votre organisation. Un rapport de visite industrielle peut être utile pour présenter des informations sur la sécurité et la gestion des risques aux assureurs potentiels. Il aide également une organisation à déterminer les moyens d'améliorer les mesures de sécurité des employés.
Soyez minutieux et prenez des notes
Pour rédiger un rapport de visite industrielle de haute qualité, il est important d’utiliser plusieurs méthodes de collecte d’informations: Emportez un bloc-notes et un stylo ou un appareil numérique pour prendre des notes sur les sujets que vous souhaitez rassembler. Suivre les observations et rassembler les documents reçus de votre hôte. Réfléchissez sur votre visite et prenez des notes à la fin de la journée de travail. Cela sera particulièrement important pour les visites de sites industriels qui durent plusieurs jours.
Poser des questions
N’hésitez pas à poser des questions et à chercher des réponses détaillées, persistant au besoin pour obtenir plus d’informations. Demander des pièces justificatives et garder une trace des détails. Notez la date ou les dates de votre visite, la succursale et l'emplacement du site, le nombre d'employés et la superficie en pieds carrés du bâtiment. Joindre une carte des zones visitées est également utile. Notez les différents départements, le nombre d'employés dans chaque département et les noms de ceux avec qui vous parlez.
Savoir quoi inclure
Commencez le rapport de visite industrielle en énonçant les objectifs de votre visite et suivez chacune des observations obtenues pour déterminer si l'objectif a été atteint. Les détails spécifiques liés aux objectifs sont également utiles. Incluez autant de détails que possible sur les inspections, les pratiques de travail et de sécurité, ainsi que sur la variété d'autres éléments propres au site industriel que vous visitez. Les équipements de sécurité sur le site et les autres fonctionnalités assurant la sécurité des employés (et des clients, le cas échéant) doivent être notés.
Résumer la documentation des mesures de sécurité
Votre rapport doit inclure des informations relatives aux politiques, aux services et aux procédures chargés de garantir la sécurité. Examinez et incluez les résumés des journaux de sécurité, qui incluent souvent les registres de maintenance des véhicules, la vérification des tests de dépistage de drogue et les journaux de sécurité OSHA. Des informations sur la rémunération des travailleurs peuvent également être incluses. Il est utile de préparer un glossaire ou un index qui répertorie les pièces jointes obtenues lors de votre visite et que vous devez partager. Rédigez également un résumé d'une page synthétisant les informations les plus importantes de votre rapport. Placez-le au début de la présentation afin que les personnes qui souhaitent avoir un aperçu de votre visite puissent obtenir rapidement ce dont elles ont besoin à partir de cette page.
Faire des recommendations
Votre rapport devrait également couvrir les conclusions et recommandations basées sur vos observations lors de la visite. Soyez direct, objectif et concis en les rendant. Faites preuve de discrétion lorsque vous incluez des informations sensibles qui vous sont venues en raison de votre présence sur le site. Vos recommandations pour des mesures de sécurité renforcées sont peut-être l’une des parties les plus importantes du rapport. Si une entreprise ne fournit pas de formation régulière en matière de sécurité ni de mises à jour sur les meilleures pratiques, notez comment cela peut être intégré à la culture de l’entreprise. Les recommandations peuvent être à la fois proactives et réactives, en particulier lorsqu'elles illustrent comment l'entreprise et ses employés doivent réagir en cas d'urgence sur leur lieu de travail. Des efforts de préparation aux catastrophes devraient également être déployés.
Soyez votre propre éditeur
Une fois que vous avez compilé vos notes et rédigé le rapport, assurez-vous qu’il répond aux exigences définies par la politique de la société en termes de longueur et de contenu requis. Si cela n’a pas été défini, visez un rapport de cinq pages avec pièces jointes. Assurez-vous que les pages du rapport sont numérotées. Ajouter des titres, des puces et des sous-titres permet d’organiser le contenu et d’améliorer la lisibilité. Vérifiez les faits par rapport à vos notes sur place. Bien sûr, exécutez toujours le correcteur orthographique, puis donnez une seconde lecture au rapport pour détecter les erreurs éventuelles. Et surtout, soumettez rapidement le rapport du site industriel.
