La comptabilisation des améliorations locatives est souvent source de confusion et nécessite de faire des estimations concernant la durée de vie prévue de l'amélioration et la période sur laquelle elle devrait être amortie. Les améliorations locatives peuvent représenter une dépense importante pour une entreprise qui loue des locaux et doit apporter des modifications pour les rendre utilisables.
Améliorations locatives
Si vous possédez votre établissement et apportez des améliorations, on parle d’améliorations des immobilisations. Si vous louez l'espace et apportez des améliorations, elles sont appelées améliorations locatives. Celles-ci incluent des modifications fonctionnelles ou structurelles de l'espace de bureau afin de l'adapter aux besoins de votre entreprise. Ils peuvent inclure la construction de murs, l’installation d’éclairage, l’installation de salles de bains ou toute autre chose qui augmente l’utilité ou la valeur de l’espace. Étant donné que ces améliorations procurent des avantages sur de longues périodes, vous ne pouvez pas les dépenser dans l'année où elles sont engagées. Ils doivent être traités comme une dépense en capital et amortis avec le temps.
PCGR pour amortissement
Aux États-Unis, "SFAS 13 - Comptabilisation des contrats de location" décrit comment les améliorations locatives doivent être traitées dans les états financiers. La durée de vie utile estimée de l'amélioration doit être calculée en premier. La durée de vie utile est la durée nécessaire au changement ou à la mise à niveau de l'amélioration. Comparez la durée de vie utile avec la durée du bail. Selon les principes comptables généralement reconnus, l’amélioration doit être amortie linéairement sur la durée la plus courte de la vie utile ou de la durée du contrat de location. Par exemple, si l’amélioration coûte 1 000 USD et dure au moins 10 ans et que la durée du bail est de cinq ans, vous amortissez le coût sur une période de cinq ans, entraînant une dépense de 200 USD par an.
Renouvellement de bail
La comptabilisation des améliorations locatives devient plus complexe lorsque le bail comprend des renouvellements facultatifs. Par exemple, vous pouvez avoir un bail sur une propriété pour trois ans mais une option de renouvellement pour trois autres. Selon les PCGR, si le renouvellement est raisonnablement assuré, vous devez inclure la ou les périodes de renouvellement dans la période d'amortissement. Les situations susceptibles de démontrer une telle assurance incluent des pénalités pour non-renouvellement, des options de transaction à des conditions avantageuses après la prochaine période de renouvellement et des contrats de location renouvelables au gré du bailleur. S'il n'y a aucune garantie de renouvellement, les améliorations locatives sont amorties uniquement sur la durée du bail d'origine.
Frais de location opérationnelle
Lorsque vous louez votre espace de bureau, vous pouvez être confronté à de nombreux autres coûts d'exploitation, tels que la maintenance, les services publics, les réparations et les paiements de location eux-mêmes. Ces coûts ne sont pas de nature capitale et doivent être passés en charges dans la période au cours de laquelle ils sont engagés.
