La comptabilité est une fonction commerciale interne qui aide une entreprise à suivre les informations financières liées à ses opérations commerciales. Les enregistrements d’actif et de stock sont des documents ou des comptes contenant des informations relatives aux éléments corporels et incorporels qui apportent une valeur à la société. Maintenir des enregistrements précis pour les actifs et les stocks est essentiel à la bonne marche d'une organisation. Si les entreprises disposent d’informations inexactes ou non valides, la direction risque de ne pas être en mesure de prendre des décisions concernant l’entreprise.
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L'information financière
Séparez les actifs courants des actifs à long terme. Les actifs courants sont des éléments utilisés depuis moins de 12 mois et comprennent la trésorerie et les équivalents de trésorerie, les titres négociables, les stocks et les comptes débiteurs, entre autres selon les sociétés. Les actifs à long terme durent plus de 12 mois et relèvent des installations, des immobilisations corporelles.
Consultez fréquemment les enregistrements d'actif actuels. Les propriétaires et gestionnaires d’entreprise doivent au minimum consulter les comptes d’actif courant quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Ces actifs changent souvent, en particulier les stocks, et nécessitent des examens constants pour assurer leur exactitude et leur validité.
Réévaluez les actifs à long terme selon les principes de la juste valeur marchande. Selon les principes comptables généralement acceptés, les entreprises doivent mettre à jour périodiquement les valeurs des actifs à long terme. Les nouvelles valeurs fournissent des informations sur la vente éventuelle de l’actif par la société dans des conditions de marché libre, créant ainsi une meilleure image de la valeur de la société.
Sélectionnez une méthode d'évaluation des stocks. Les entreprises peuvent valoriser leurs stocks en utilisant FIFO, LIFO ou la méthode de la moyenne pondérée. Le FIFO impose aux entreprises de vendre en premier les stocks les plus anciens, en commençant par les nouveaux stocks LIFO. Selon la méthode de la moyenne pondérée, peu importe, tous les stocks ont le même coût.
Ajustez les stocks en cas de détérioration, de vol ou d’obsolescence. Les entreprises doivent examiner périodiquement leurs stocks pour s’assurer que tous les chiffres sont exacts et valides. Cela permet aux propriétaires et aux responsables d’entreprise de savoir quand réapprovisionner leurs stocks avec de nouveaux produits.
Conseils
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Des audits internes et externes peuvent aider les entreprises à conserver des enregistrements d’actifs et d’inventaire précis. Les audits fournissent aux propriétaires et aux gestionnaires un avis indépendant sur l’exactitude, la validité et la pertinence de ces enregistrements.
Attention
Ne pas tenir à jour des enregistrements d’actifs ou d’inventaire précis peut avoir un impact sur le passif fiscal d’une entreprise. De nombreux États évaluent les taxes sur les actifs corporels d'une entreprise, ce qui rend les enregistrements précis relatifs à ces éléments importants.
