Même avec les téléphones et Internet, il est parfois nécessaire d'envoyer une lettre à l'ancienne à des fins professionnelles. La mise à jour des enregistrements de votre compte professionnel avec une lettre est efficace, car les lettres ont moins de chances d'être oubliées (comme les appels téléphoniques) et moins susceptibles d'être ignorées (comme les courriels). Ils fournissent également une piste de papier pratique. Si vous devez mettre à jour vos dossiers avec une lettre, suivez quelques conseils pour vous assurer de bien couvrir toutes vos bases.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Imprimante
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Papier
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Photocopieuse
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Enveloppe
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Timbre
Adressez la lettre au service approprié pour vous assurer que la personne appropriée reçoit vos informations mises à jour. Par exemple, si vous modifiez le numéro de votre chéquier ou de votre carte de débit, adressez votre lettre au service des comptes fournisseurs. Si vous modifiez votre adresse, adressez votre lettre à "fiches client". Si vous ne savez pas quel service doit traiter votre demande, appelez la société avant d’adresser votre lettre ou recherchez les informations sur le site Web de la société.
Indiquez la date en haut de la lettre, à la fois pour les archives de la société et pour vos archives personnelles. Par exemple, si vous demandez que vos services soient annulés ou réduits à une certaine date et que la société ne traite pas votre demande dans les délais, vous pouvez ne pas payer parce que vous avez une copie de votre demande datée.
Indiquez votre numéro de compte. Cela aidera la personne qui traite votre demande à localiser votre compte et à répondre à votre demande plus rapidement.
Incluez vos anciennes informations. Par exemple, si vous déménagez ou modifiez votre numéro de téléphone, indiquez dans la lettre «ceci était mon ancienne adresse» ou «ceci était mon ancien numéro de téléphone». La société peut avoir besoin de ces informations pour accéder à votre compte afin de mettre à jour vos dossiers.
Incluez vos nouvelles informations. Indiquez dans la lettre "ceci est ma nouvelle adresse" ou "ceci est mon nouveau numéro de téléphone". Vous voudrez peut-être mettre vos informations mises à jour en caractères gras ou en caractères plus gros pour que le responsable du traitement de votre demande puisse facilement localiser ces informations.
Demander le retour de la correspondance. Demandez que vous receviez une lettre en retour vous informant que vos informations ont été mises à jour. Lorsque vous recevez votre lettre de confirmation, conservez-la dans un endroit sûr pour vos dossiers.
Faites une copie de la lettre avant de l’envoyer, au cas où vous auriez besoin de la renvoyer ou de vous y reporter ultérieurement.
