Les principes comptables généralement reconnus, souvent appelés PCGR, sont des normes auxquelles adhèrent la plupart des comptables d'entreprise. En appliquant les mêmes principes, toutes les entreprises peuvent s’assurer que leurs comptes sont faciles à suivre pour les auditeurs. Selon les PCGR, les salaires doivent figurer à titre de dépense, mais comme les entreprises ne paient pas les employés tous les jours, les comptables doivent ajuster les livres comptables pour comptabiliser les salaires qui n’ont pas encore été payés à la fin d’une période comptable.
Charge à payer
Les salaires sont considérés comme des charges à payer selon les PCGR. Les salaires s'accumulent tout au long de la période de paie jusqu'à ce que l'employeur paie l'employé. Ainsi, les comptables répertorient les salaires en tant que charges à payer et les salaires qui n’avaient pas encore été payés au moment de la déclaration en tant que "salaires payables", de sorte que le solde du grand livre et les salaires soient correctement déclarés même s'ils n’ont pas encore été payés.
Fin d'année
Si les employés gagnent un salaire à la fin d'une année mais ne sont pas payés avant l'année suivante, les comptables doivent en tenir compte dans les grands livres de comptabilité de décembre et de janvier. En décembre, le comptable indique le montant total du salaire gagné en tant que dépense, puis le reporte au mois de janvier en tant que salaire payable. En janvier, le comptable répertorie le salaire gagné en janvier en tant que dépense, puis indique le salaire payable à partir de décembre, afin d'indiquer clairement d'où provient chaque partie du salaire dû. Par exemple, si les employés gagnent 5 000 dollars en décembre, puis 8 000 dollars au cours de la première semaine de janvier, le salaire de 5 000 dollars est indiqué en décembre et le salaire de 8 000 dollars en janvier, et le salaire de 5 000 dollars pour un total charge salariale de 13 000 $.
Considération
Le salaire doit être enregistré en tant que charge à payer, car la plupart des entreprises ne paient pas leurs employés quotidiennement. Ainsi, chaque jour où les employés travaillent, ils accumulent un salaire qui doit leur être versé le jour de paie. Le salaire accumulé devient donc un élément de passif jusqu’à ce que l’entreprise le paie. Si une entreprise payait ses employés quotidiennement, le salaire serait indiqué comme une dépense directe plutôt que comme une charge cumulée.
Récapitulatif
Selon les PCGR, le comptable doit énumérer un résumé de tous les salaires dans un seul poste plutôt que d’énumérer chaque salaire individuel dans un passif individuel. Cela rend la comptabilité plus claire. Par exemple, les comptables indiquent un passif total de 8 000 dollars s’ils doivent 8 000 dollars à tous les employés, au lieu d’indiquer la valeur exacte de chaque chèque de règlement que la société doit à divers employés.
