Toute réunion ou projet a plus de succès si des tâches sont assignées pendant la réunion et terminées en dehors de la réunion. En suivant une formule simple de 3W (Quoi, Qui et Quand) pour les actions de réunion, les chances d'obtenir un travail productif accompli en dehors du temps de réunion et à temps sont augmentées. Une affectation appropriée des actions peut réduire les problèmes liés au suivi. Une bonne tâche d'action aidera à tester les bonnes idées et les solutions aux problèmes, ainsi qu'à mettre en œuvre les décisions prises au cours de la réunion.
Articles dont vous aurez besoin
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Papier ou marqueur
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Stylo ou marqueurs effaçables à sec
Avant la clôture de la réunion, vérifiez les actions identifiées lors de la réunion et déterminez si des tâches supplémentaires sont également nécessaires. Commencez par QUELLES sont les actions? Demandez au groupe "Quelles sont les actions que nous devons faire pour obtenir d'excellents résultats du projet?" Cela aide le groupe à comprendre ce qui doit être fait et pourquoi c'est important pour le projet ou l'équipe. Lors de la formulation de l'action, assurez-vous d'utiliser des verbes d'action et préparez-vous à fournir des détails sur ce qui est réellement nécessaire pour considérer l'action correctement.
Ensuite, passez à QUI fera chaque action en demandant au groupe "Quelles sont les meilleures personnes pour faire ces actions?" Chaque action doit être confiée à quelqu'un sinon cela ne sera pas fait. Qui est un membre de l'équipe ou du projet acceptant d'être responsable de toutes les activités requises pour mener à bien l'action assignée. L'action peut être attribuée à la personne la mieux qualifiée ou à une sous-équipe, ou une personne de la réunion peut se porter volontaire pour effectuer l'action. Si l'action est attribuée à une personne extérieure à la réunion, une personne de la réunion devrait être responsable de l'explication de l'action assignée à la personne absente de la réunion.
Faites la partie QUAND avant de passer aux actions et à l’ajournement de la réunion. Demandez au groupe "Quand ces actions sont-elles dues pour que nous puissions terminer nos projets à temps?" La date d'échéance de chaque action doit être la date réelle du calendrier à laquelle l'action doit être terminée pour que l'équipe ou le projet puisse accomplir son travail. Cela ne doit jamais être laissé en blanc ou écrit aussi rapidement que possible car la date garantit que quelqu'un est responsable de l'exécution de l'action à temps. En attribuant une date, la personne effectuant l'action sera en mesure de planifier la nouvelle tâche avec son autre travail et de déterminer s'il existe une raison valable pour laquelle l'action peut ne pas être terminée à la date souhaitée par le groupe avant son exécution. en retard.
Après la réunion, placez les actions 3W dans les enregistrements de la réunion et distribuez-les à toutes les personnes ayant assisté à la réunion ou ayant reçu une action. Ceci documente toutes les actions et qui est responsable ainsi que quand les actions sont dues.
Conseils
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S'il doit y avoir une réunion de suivi, lorsque le rappel est envoyé pour cette réunion, incluez toutes les actions qui sont dues à cette date ainsi que les détails de la réunion habituelle.
