Un document d'accord, également appelé lettre d'accord, est un document qui résume un accord entre deux ou plusieurs parties. C'est comme un contrat en ce sens qu'il détaille l'accord entre ces parties et l'ensemble de la logistique impliquée - qui sont les parties, qui fournit quels services et qui paie qui, quand et combien. Les lettres d’accord doivent être signées et archivées par le personnel administratif de chaque entreprise ou partie concernée.
Articles dont vous aurez besoin
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Deux ou plusieurs parties
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Accord
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Ordinateur
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Imprimante
Tapez la phrase «Lettre d’accord» ou «Document d’accord» en haut de la page pour indiquer clairement que ce document détaillera l’accord entre vous et vos partenaires.
Indiquez ensuite le nom de votre entreprise partenaire et l'adresse de l'entreprise, comme vous le feriez dans une lettre commerciale.
Indiquez l'objet de l'accord et le numéro de référence; le numéro de référence est réservé à votre personnel administratif.
Adressez votre lettre au responsable de votre entreprise partenaire. "Cher X" suffira.
Rédigez la section suivante, intitulée «Étendue des travaux». Cette section décrit en détail les services que vous attendez de la société partenaire. Utilisez des puces pour décrire les fonctions exactes que la société doit fournir.
Détaillez la période de ce travail dans votre prochaine section. Vous pouvez inclure des sous-sections expliquant la fréquence à laquelle vous attendez de la société partenaire qu'elle rende compte de ses progrès à votre société et à quelle fréquence et combien vous paierez cette société partenaire. Dans cette section, vous devez également inclure toutes les dépenses engagées par la société partenaire que vous prévoyez couvrir.
Indiquez le membre du personnel administratif que votre société partenaire doit contacter en cas de problèmes ou de préoccupations. Ceci est la dernière section de votre lettre.
Signez la lettre d’accord et faites-la signer également par les personnes concernées de votre entreprise partenaire. Demandez ensuite à votre responsable administratif de le copier et d’en envoyer une copie à la société partenaire.
Conseils
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Conservez une copie de cette lettre d'entente dans vos dossiers avec votre personnel administratif. C'est une bonne idée de conserver une copie sur un ordinateur et un lecteur flash, ainsi qu'une copie imprimée au cas où quelque chose se perd ou si un ordinateur tombe en panne.
Attention
Gardez votre lettre d’accord spécifique à votre projet. Si des conditions supplémentaires doivent être ajoutées à l'accord, ajoutez des sections supplémentaires à votre lettre.
