Lorsque vous travaillez avec un client ou une autre entreprise, il est important d'avoir un accord en place pour préciser qui est responsable de quoi. Malheureusement, il peut être coûteux et opportun de négocier un contrat détaillé, ce qui peut poser un réel problème pour les travaux rapides ou ceux avec des clients réguliers. Un contrat-cadre de service spécifie les détails de base d'un contrat afin que les conditions de projets spécifiques puissent être élaborées à l'avenir, minimisant ainsi le temps que les parties consacrent aux négociations.
Conseils
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Un contrat-cadre de service est un contrat conclu par deux ou plusieurs parties avant une transaction de service et détaillant les aspects de base des travaux à exécuter.
Qu'est-ce qu'un contrat de service principal?
À la base, un contrat de service principal (MSA), également appelé accord de niveau de service ou contrat de service principal, est un accord simplifié conclu entre deux parties ou plus, qui fixe les conditions de base de leur travail.
Ces accords sont plus généraux que les contrats spécifiques à un projet et couvrent des conditions de base pouvant régir la plupart des détails et des attentes de la plupart des parties lors de transactions futures. Cela permet aux parties de négocier rapidement de futurs accords, car elles ne doivent traiter que des termes spécifiques de cet accord. Les MSA sont souvent ajoutés à des contrats spécifiques à un projet afin d'éviter de devoir détailler tous les aspects de l'accord dans les accords futurs.
Le but des MSA
Comme la plupart des accords, le contrat MSA spécifie ce que chaque partie doit faire pour honorer la fin d'un accord. Cependant, les MSA sont conçus pour simplifier les négociations contractuelles. Si ces conditions de base peuvent être convenues à l’avance, les parties peuvent alors se concentrer sur les détails qui importent le plus tôt (tels que le calendrier et le prix) et commencer à terminer les travaux décrits dans l’accord.
Le MSA peut également être utile pour les accords à long terme entre deux parties afin qu'elles ne soient pas obligées d'examiner ces détails chaque fois qu'un nouvel ordre de travail est créé. Ainsi, ils peuvent avancer avec le travail plus rapidement. En fin de compte, accélérer les négociations de cette manière, en particulier sur une longue période, peut faire économiser beaucoup de temps et d’argent aux deux parties.
Qu'est-ce qui se passe dans une MSA?
Un document MSA variera en fonction des entités utilisant l'accord. Cependant, la plupart des accords porteront sur:
- Exigences de livraison liées à qui livrera quels biens ou services et quand
- Qui est responsable des incidents
- Politiques de résolution des litiges en cas de conflit
- Qui est responsable de la gestion de projet
- Emplacements géographiques (même si le travail est éloigné, il est important de convenir d'un emplacement à des fins fiscales et judiciaires)
- Conditions de paiement, y compris le coût total estimé et le calendrier de paiement
- Quand et comment l'accord peut-il être dissous?
- Normes de travail définissant ce que chaque partie acceptera comme travail acceptable
En outre, de nombreux accords incluront également des détails sur:
- Confidentialité
- Droits de propriété intellectuelle
- Sécurité de l'emplacement
- Détails de l'assurance
- Escroc
- L'éthique des affaires
- Responsabilités fiscales
- Vérification des antécédents des employés
- Accès au réseau ou à la propriété
- Comment des tiers peuvent être couverts par la MSA
- Garanties couvrant les travaux
Il est conseillé d’énumérer les problèmes potentiels qui pourraient mal tourner afin d’avoir un compte rendu détaillé de ce qu’il faut faire si ces possibilités se présentaient. Cela pourrait inclure quelque chose d'aussi spécifique que ce qui se passe lorsqu'un tiers distributeur fait faillite. Parmi les problèmes potentiels que vous pourriez souhaiter aborder dans une MSA, vous trouverez notamment ce qui se passe dans les cas suivants:
- Blessure ou décès d'un employé
- Dommages à la propriété
- Lorsqu'une partie omet de communiquer en temps voulu
- Quand une partie manque les délais
- Conditions de paiement manquées
- Défauts du produit
- Frais non autorisés
Avez-vous besoin d'un MSA?
Vous devez toujours avoir une forme de contrat ou un accord écrit lorsque vous travaillez avec d'autres entreprises ou clients. À la base, un accord écrit entre les parties protège chacune des parties en cas d'erreur de la part de l'autre. L'accord détaille les recours juridiques à prendre lorsqu'un différend survient et aide à clarifier les fautes de chaque partie dans des situations données. Cela garantit que la cliente reçoit ce pour quoi il a payé et que l'entrepreneur est payé ce qui lui est dû.
La plupart des petites entreprises utilisent des modèles contractuels pour tous leurs clients plutôt que de négocier des accords à partir de rien chaque fois qu'elles commencent à travailler. Un MSA peut servir de modèle pour les services, en particulier pour les petits travaux qui doivent être terminés rapidement. Cela protégera les deux parties en détaillant le travail, y compris les livraisons, le paiement et les délais, et en réduisant ainsi le risque de litige entre les parties.
Parce que les MSA sont si ouverts, ils fonctionnent bien pour une variété d'entreprises allant des entreprises de marketing aux entreprises de construction. Si vous pensez qu'un MSA pourrait convenir à votre entreprise, il est conseillé de parler à un avocat avant de le créer et de le mettre en œuvre pour la première fois.
Les avantages d'un MSA
La conclusion d'un contrat détaillé et personnalisé peut être un processus long et coûteux qui nécessite des avocats et un certain niveau de négociation. Pour certaines entreprises effectuant un travail similaire pour chaque client, un MSA peut aider à simplifier et rationaliser le processus en détaillant les responsabilités et les risques de base convenus dans les contrats avec tous les clients. Une fois que l'entreprise et son client sont d'accord sur ces conditions, le reste peut être négocié rapidement. Cela devrait permettre à toutes les parties concernées de gagner du temps et de l'argent.
Un MSA peut être négocié au cours de jours ou de semaines, ce qui est une période considérablement plus courte qu'un contrat standard créé à partir de zéro. Les MSA doivent couvrir tous les détails de base convenus dans une négociation de contrat standard, y compris qui est responsable du litige (l'aspect le plus important d'un contrat), en laissant toutes les parties protégées.
Le MSA constitue également un bon plan contractuel. Chaque transaction conclue aura ses propres spécificités, mais la MSA peut servir de modèle de base pour toutes les négociations avec de futurs clients nécessitant uniquement un travail rapide ou avec des clients existants ayant déjà accepté une MSA existante. Une fois que vous avez éliminé les autres détails, vous pouvez vous concentrer sur les parties les plus importantes du contrat - le coût, le travail et le temps.
Commandes de travail et MSA
Lorsque vous avez un MSA en place, vous devrez peut-être ajouter des ordres de travail au fur et à mesure afin de fournir des détails spécifiques sur des travaux ou des projets particuliers déjà couverts par le MSA global. Ces ordres de travail couvrent des éléments tels que les montants de paiement, les heures de travail, etc. Il est important de reconnaître que lorsqu'un ordre de travail entre en conflit avec la MSA, celle-ci annule les détails de la commande.
Si vous avez besoin de retravailler un MSA, vous devrez compléter un addenda de travail qui sera accepté par les deux parties. Lorsque cela se produit, il peut être particulièrement utile de faire consulter le nouvel accord par un avocat, surtout si vous modifiez votre MSA pour la première fois.
MSAs Vs. Les contrats
Il est important de réaliser que, si les profanes ont tendance à utiliser les termes "contrat" et "accord" de manière interchangeable, ils ne sont pas les mêmes en vertu de la loi. Sur le plan juridique, un contrat est plus fort qu'un accord écrit, car un accord est considéré comme moins formel. C’est précisément la raison pour laquelle les contrats prennent beaucoup plus de temps à négocier et qu’il peut être avantageux de disposer d’un MSA pour détailler les parties moins essentielles d’un accord et d’un contrat pour préciser les détails d’emplois ou de projets particuliers.
