Les rapports de justification recommandent de modifier les politiques ou les procédures de l'entreprise. Ils fournissent des preuves justifiant une ligne de conduite qui résout un problème ou améliore les performances, par exemple. Ils présentent souvent des solutions qui entraînent des économies ou des gains financiers. Pour créer un rapport efficace, vous devez produire des arguments convaincants et des preuves à l’appui des modifications que vous proposez.
Utilisez un en-tête de mémo de base (À / De / Date / Sujet) et remplissez-le. Expliquez clairement qui doit lire le rapport, qui l'a rédigé et quel est son contenu.
Ecrivez un paragraphe d'ouverture décrivant le problème ou l'objectif de votre rapport. Expliquez en quelques phrases quelles sont vos recommandations et expliquez-en les avantages.
Rédigez une introduction à votre rapport qui détaille l’objet et l’importance de votre rapport de manière plus détaillée. Incluez des informations générales pertinentes qui aideront le lecteur à comprendre les motifs et le raisonnement qui sous-tendent vos recommandations.
Utilisez le corps de votre rapport pour expliquer comment vous suggérez de mettre en œuvre vos recommandations. Fournissez des détails spécifiques sur les nouvelles procédures ou solutions et sur leurs effets. Expliquez qui sera impliqué, que feront-ils, combien cela coûtera-t-il et combien de temps cela prendra-t-il.
Indiquez les recherches ou les méthodes que vous avez suivies pour parvenir à vos conclusions. Incluez les inconvénients et les problèmes que les nouvelles procédures pourraient créer, ainsi que les avantages. Soyez précis, organisez logiquement votre matériel et soyez juste; cela ajoutera de la force à vos arguments.
Terminez votre rapport de justification par un bref résumé de vos conclusions et recommandations. Ne pas introduire de nouvelles informations à ce stade; Passez plutôt en revue les principaux arguments à l’appui de vos recommandations. Rédigez un bref paragraphe de clôture pour votre mémo.
Conseils
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Mettez en évidence les avantages de vos recommandations et expliquez en quoi elles compensent les inconvénients. Gardez votre écriture positive. Évitez les mots comme peut-être, peut-être et éventuellement. Fournissez un équilibre à votre rapport en discutant de solutions alternatives. Placez la recommandation qui vous semble la plus prometteuse en dernier. Indiquez clairement les étapes à suivre dans vos recommandations. Éviter les généralités; être spécifique. Introduisez chaque recommandation avec un verbe actif pour renforcer vos suggestions.
