Une lettre à votre pasteur pour un événement de collecte de fonds peut prendre deux formes: il peut s'agir d'une demande de permission pour organiser l'événement ou d'une demande de la part du pasteur d'assister ou de participer à l'événement. Lorsque vous écrivez l’un ou l’autre type de lettre à votre pasteur, veillez toujours à ce qu’elle soit précise, courtoise et envoyée suffisamment tôt pour vous donner le temps d’être prise en compte et d’être planifiée.
Indiquez le but de la lettre dans la phrase d'introduction. Cette phrase doit être courte et indiquer s'il s'agit d'une invitation à un événement ou d'une demande de permission pour en organiser un. N'incluez pas de dates, heures ou lieux dans la première phrase. Vous devez indiquer le nom ou l’objet de la collecte de fonds dans cette phrase.
Utilisez deux ou trois phrases de soutien dans le premier paragraphe pour développer les détails de l'événement. Ces phrases décrivent des éléments tels que la date, l'heure et le coût de l'événement. Si l'événement a déjà eu lieu, informez le pasteur des résultats de la collecte de fonds dans le passé.
Ouvrez le deuxième paragraphe en décrivant le besoin auquel l'événement répondra. Suivez ceci avec plus d'informations descriptives expliquant pourquoi ce besoin est important. Assurez-vous qu'il est clair pourquoi cela mérite le temps et l'attention du pasteur. Remerciez votre pasteur d'avoir pris le temps de lire votre demande d'événement de collecte de fonds.
Ecrivez et envoyez la lettre au moins un mois avant la date de l'événement. Le délai d'exécution devrait être plus long s'il s'agit d'une demande d'organisation d'un événement ou si le pasteur sera nécessaire pour aider avec l'événement. Dans ce dernier cas, il faut prévoir au moins trois mois au lieu d’un mois. Le format général de la lettre doit correspondre à celui d’une lettre officielle.
