Les politiques et procédures, une fois rédigées, fournissent aux gestionnaires et aux employés des lignes directrices pour un traitement juste, uniforme, logique et juridique de tous les membres d'une organisation ou entreprise. Les stratégies définissent les règles et les procédures fournissent des moyens de les mettre en œuvre.
Pourquoi des politiques et des procédures sont nécessaires
Les politiques et procédures constituent la base d'un comportement cohérent, quel que soit le statut ou la durée du mandat des personnes qui les mettent en œuvre. Ils offrent la possibilité de répondre plus rapidement aux questions ou aux préoccupations concernant «quoi faire». Puisqu'ils permettent une relative uniformité, ils permettent une plus grande responsabilisation. Les politiques et procédures aident également à garantir que les actions sont légales et opportunes.
Plan en cinq étapes pour les créer
La première étape nécessite une étude de toutes les politiques et procédures passées ou présentes. Il est sage de regarder ce que font les autres dans ce domaine pour voir ce qui peut manquer, en particulier si votre organisation ou entreprise diffère de manière significative. Les personnes chargées de surveiller les politiques et les procédures, ainsi que les personnes concernées par celles-ci, devraient être interrogées.
Dans la deuxième étape, armés des dernières données, les nouvelles politiques ou procédures, ou révisées, doivent être formulées et diffusées. La troisième étape est la phase de mise en œuvre. Si une formation du personnel est nécessaire, c'est le moment de la mener. Au fil du temps, la quatrième étape cherche à évaluer ce qui a été mis en œuvre de manière à pouvoir apporter des changements, si nécessaire.
La dernière étape, basée sur des évaluations continues des politiques et procédures et sur les modifications de l'environnement, consiste à mettre à jour le processus afin qu'il reste à jour. De nouvelles lois fédérales ou fédérales peuvent être adoptées ou de nouvelles réglementations promulguées.
Politiques et procédures de ressources humaines
Le département des ressources humaines est en haut de la liste pour la mise en œuvre requise. Le recrutement, l’embauche et le licenciement, l’évaluation des performances du personnel, le temps et l’assistance, et les vacances ne sont que quelques-uns des domaines importants qui doivent être couverts. Cela comprendra sûrement des problèmes de harcèlement sexuel, des consultants et des avantages sociaux.
Autres domaines pouvant nécessiter des politiques et des procédures
Les services de la paie, de la comptabilité et des finances ont besoin de politiques et de procédures. Inventaire, approvisionnement et achat; ordinateurs, intranet et Internet; service à la clientèle, sécurité et rappel des produits; sécurité, reprise après sinistre; et les ventes et le marketing sont certainement des domaines supplémentaires nécessitant des politiques et des procédures.
Trouver des exemples
De nombreuses entreprises commerciales et à but non lucratif sur Internet vous proposent des modèles dont le langage est approprié dans de nombreux domaines. Plutôt que de réinventer la roue, utiliser quelque chose déjà écrit comme base de vos politiques et procédures a du sens. Cela vous fait gagner du temps, augmente la probabilité que des zones importantes soient incluses et aide à garantir le respect des exigences légales.
Cela vous serait utile si vous pouviez obtenir les politiques et procédures d’organisations ou de sociétés exerçant la même activité que la vôtre.
Aucune source ne doit être considérée comme totalement pertinente ou fiable. Plus vous trouverez d’exemples, meilleures seront vos politiques et vos procédures.
