Aucune entreprise ne fonctionne en vase clos. Les investisseurs et les employés ont un intérêt dans les activités de votre entreprise, tout comme les clients. Les principales parties prenantes sont les personnes ou les groupes directement affectés par les politiques et les décisions de l'entreprise. Les acteurs secondaires sont ceux qui sont touchés indirectement.
Parties prenantes dans les affaires
Une définition standard des parties prenantes est que les parties prenantes sont toute personne ayant quelque chose à risque dans le comportement, les performances et les résultats de votre entreprise. Les enjeux ne sont pas nécessairement financiers. Si, par exemple, vous dirigez un programme visant à réduire la violence domestique, les conjoints victimes de violence ont un intérêt dans votre réussite. Quiconque a quelque chose à gagner ou à perdre peut être un intervenant.
Votre entreprise peut affecter les parties prenantes de manière positive ou négative. Différents groupes de parties prenantes se retrouvent souvent du côté positif ou négatif. Par exemple, si votre cabinet d’avocats travaille bénévolement pour les locataires, c’est positif pour les locataires, mais éventuellement négatif pour les propriétaires.
Exemples d'intervenants
Dans la définition globale des parties prenantes, il existe plusieurs manières de classer les parties prenantes. Si votre entreprise lance un nouveau projet, les parties prenantes du projet se trouvent à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise.
- Parties prenantes internes sont les personnes au sein de votre entreprise affectées par le projet, telles que les employés et les gestionnaires. Ce ne sont pas seulement les personnes affectées au projet. Les gestionnaires de niveau supérieur qui autorisent le projet sont des parties prenantes; il en va de même pour les employés qui travaillent davantage lorsque leurs collègues donnent la priorité à la nouvelle affectation.
- Parties prenantes externes sont des personnes extérieures à l'entreprise qui vont ressentir un impact. Les fournisseurs, sous-traitants, clients et concurrents peuvent tous être des parties prenantes externes.
- le Les principales parties prenantes d'une organisation comprennent les personnes directement touchées par un projet ou une politique. Si votre nouveau projet rationalise votre processus de fabrication de sorte que vous ayez besoin de la moitié des matières premières, vos fournisseurs sont directement concernés. Si cela réduit d'un tiers le personnel de votre usine, vos employés le sont également.
- Acteurs secondaires de l'entreprise ressentir les effets des actions de votre entreprise, mais pas directement. Si vous gérez avec succès un programme de prévention du crime pour le gouvernement local, les citoyens ordinaires exposés au risque d'être victimes sont les principaux intervenants. La police et les services des urgences qui ne rencontrent pas autant de victimes de violence compteraient comme parties prenantes secondaires. Les conjoints et les enfants d’employés qui consacrent des heures supplémentaires à un projet sont également des parties prenantes secondaires.
- Principaux intervenants avoir une influence majeure sur le succès du projet. Ils ne peuvent appartenir ni aux classes primaires ni aux classes secondaires. Les représentants du gouvernement qui ne sont pas concernés par votre projet mais qui doivent autoriser des permis ou des plans de construction peuvent jouer un rôle clé, par exemple.
- Parties prenantes volontaires Incluez les personnes qui s'engagent avec votre entreprise ou votre projet par choix, tels que les employés, les clients et les investisseurs. Parties prenantes involontaires n'a pas le choix. Si vous ouvrez une usine dans un nouvel emplacement, les personnes qui y possèdent des maisons ont un intérêt involontaire dans ce qui se passe.
- Acteurs actifs faire un effort pour influencer le résultat des projets de l'entreprise. Les employés et les gestionnaires appartiennent à cette catégorie, tout comme les régulateurs et les grands investisseurs qui exigent leur mot à dire. Acteurs passifs ne vous impliquez normalement pas dans la politique. La plupart des actionnaires ont un intérêt dans le succès de l'entreprise, mais ils ne jouent pas un rôle de gestion.
- Parties prenantes légitimes sont ceux que vous reconnaissez avoir une place à la table, tels que votre personnel et vos clients. Si une personne revendique une participation dans votre entreprise à laquelle vous pensez ne pas avoir le droit, cela la rend parties prenantes illégitimes. Cela pourrait inclure des fonctionnaires exigeant des pots-de-vin ou des groupes de pression voulant vous dicter.
Un projet ou une entreprise donné peut ne pas inclure tous ces exemples de parties prenantes. Une réorganisation qui n'affecte personne de l'extérieur de votre entreprise peut ne comporter que des parties prenantes internes, par exemple. Vous devrez peut-être aussi décider comment classer les parties prenantes. Par exemple, un groupe s'oppose-t-il à votre plan pour supprimer une parcelle de forêt légitime, illégitime ou un intervenant secondaire parlant pour la forêt affectée?
Pourquoi les parties prenantes sont importantes
Traiter avec les parties prenantes est à la fois pratique et éthique. C'est pratique car les parties prenantes peuvent faire dérailler vos projets. Si les employés pensent qu'un nouveau projet est une perte de temps, ils ne peuvent pas s'y engager. Si une communauté s'oppose à vos projets de construction, elle peut demander au gouvernement local de vous refuser les autorisations nécessaires. Gagner les parties prenantes vous permet de continuer à progresser vers vos objectifs.
C'est éthique parce que tout n'est pas à propos de vous: il est juste de donner aux gens leur mot à dire dans une décision qui va les toucher. Supposons que vous construisiez un nouveau magasin et que les voisins s'inquiètent du bruit causé par le déchargement des envois tard dans la nuit. La mise en place de murs ou de déflecteurs réducteurs de bruit peut réduire leur opposition. Il est également éthique et attentif de ne pas réveiller les gens en pleine nuit.
L'écoute des parties prenantes peut même améliorer le projet. Peut-être que votre entreprise fait toujours les choses d’une certaine manière; traiter avec des parties prenantes externes peut vous montrer des idées plus récentes et meilleures. Parler aux parties prenantes secondaires peut vous faire prendre conscience de problèmes que vous n'aviez même pas envisagés. Même si vous ne pouvez pas les résoudre, vous ne serez pas pris au dépourvu si les parties prenantes consultent les médias ou le gouvernement local.
- Plus le nombre de parties prenantes que vous pouvez gagner, meilleure est votre position lorsque vous devez dire non à quelqu'un.
- Si vous répondez aux préoccupations des parties prenantes, vous en faites des alliés qui souhaitent que le projet aboutisse.
- Cela améliore votre marque. Montrer que vous pouvez écouter et que vous faites des compromis avec des parties prenantes externes prouve que votre entreprise est juste, éthique et honnête. C'est un gros plus lorsque vous lancez le prochain projet.
- Si vous avez besoin d'une approbation gouvernementale ou légale pour ce que vous faites, plus vous pouvez apporter de soutien à la communauté, meilleures sont vos chances d'obtenir l'approbation.
Identifiez vos intervenants
Différents projets ont différentes parties prenantes. Avant de pouvoir parler aux parties prenantes principales et secondaires, vous devez les identifier. Ensuite, vous devez évaluer l’importance de chaque intervenant.
Si, par exemple, vous lancez une nouvelle gamme de produits, vous pouvez lister d'emblée certaines des parties prenantes. Les employés et les gestionnaires qui travaillent sur la nouvelle ligne ont évidemment un intérêt. Il en va de même pour les vendeurs que vous allez payer pour davantage de matériel et pour les vendeurs qui doivent présenter la ligne à leurs clients.
Si vos projets concernant le produit impliquent une nouvelle usine, les personnes vivant à proximité risquent d'être affectées par le bruit ou la pollution. Quelques centaines d'employés se rendant à l'usine au début de chaque quart de travail affectent le trafic sur les routes à proximité. Vous pouvez donc répertorier les autres conducteurs en tant que parties prenantes secondaires. Lorsque vous recherchez un financement, les investisseurs et les banquiers deviennent des acteurs clés.
Identifier les parties prenantes secondaires peut prendre du travail supplémentaire, car elles ne sont pas aussi évidentes tout de suite. Vous pouvez commencer par parler aux principales parties prenantes pour savoir qui pourrait être indirectement affecté. Faites un brainstorming avec votre équipe de projet pour savoir qui pourrait être ajouté à la liste des parties prenantes. Les réglementations locales peuvent vous obliger à faire un effort supplémentaire. par exemple, en annonçant le projet de développement que vous proposez à toute personne susceptible d'être touchée.
Analyse et cartographie
Une fois que vous avez votre liste de parties prenantes, analysez leurs motivations et leurs intérêts. Cela peut être aussi simple que de leur parler de ce qu’ils veulent ou ne veulent pas de votre projet. Vous constaterez peut-être qu'ils se préoccupent de l'environnement, qu'ils espèrent occuper un emploi dans la nouvelle usine, inquiets de la valeur de leur propriété ou qu'ils s'opposent à votre projet pour des raisons morales.
L'étape suivante consiste à cartographier les différents blocs de parties prenantes. Cela vous donne une idée des parties prenantes qui requièrent le plus d'attention. L'approche typique nécessite de les mapper sur une grille de quadrant:
- Grande influence, grand intérêt. Ce sont les parties prenantes les plus importantes, celles qui peuvent déterminer si un projet réussit ou échoue. Ils sont également intéressés à obtenir le résultat souhaité. Si vous avez plusieurs parties prenantes dans cette section et qu'elles ne s'entendent pas sur ce que vous devez faire, il sera difficile de toutes les satisfaire.
- Forte influence, faible intérêt. Ces parties prenantes ont un pouvoir, mais tant que vous les gardez satisfaites et informées, elles ne ressentiront pas le besoin de l'exercer.
- Faible influence, grand intérêt. Un propriétaire individuel peut se soucier de ce qui est construit dans son quartier mais avoir très peu de pouvoir pour l’affecter. Cependant, en établissant un réseau avec d'autres propriétaires, ils peuvent gagner assez de poids pour passer à «une forte influence, un grand intérêt».
- Faible influence, faible intérêt. Dans la pratique, vous pouvez ignorer les personnes qui n'ont ni pouvoir ni intérêt sur la manière dont votre entreprise les affecte. Cependant, vous pouvez vous sentir obligé par une obligation éthique de les consulter.
Ne présumez pas que les parties prenantes secondaires entrent automatiquement dans le quadrant "faible influence, faible intérêt". Les conducteurs affectés par le trafic généré par un projet de nouvelle construction proposé peuvent se plaindre auprès du gouvernement local et plaider contre le fait de mettre plus de voitures sur les routes. Les élus peuvent les écouter. Cela peut donner aux objections suffisamment de poids pour que vous deviez payer des améliorations routières ou faire d'autres compromis.
De même, un dirigeant communautaire éminent, tel qu'un prêtre, un président de collège ou un banquier, peut avoir une influence extérieure même s'il ne s'agit que d'un acteur secondaire. Le plus grand employeur de la ville peut exercer une grande influence sur les employés ou le gouvernement local.
Gérer les intervenants
Une fois que vous savez quelles sont vos parties prenantes, vous devez choisir une stratégie de gestion. Vous ne pouvez pas gérer simplement par manipulation ou aboiement des ordres. Vous devez établir une relation positive avec les parties prenantes, du moins celles qui ont suffisamment d’influence pour influer sur votre projet.
La communication est essentielle. Dans certains cas, c'est peut-être tout ce dont vous avez besoin. Les parties prenantes qui s’opposent à votre projet peuvent disposer d’informations inexactes et obsolètes. Leur donner les faits peut résoudre leurs problèmes. Dans d'autres cas, vous devrez peut-être travailler pour persuader les gens.
Cela peut aider à rendre le processus des parties prenantes formel. Le plan de projet doit documenter vos parties prenantes et conserver un enregistrement de vos interactions avec elles. Informez les intervenants de la façon dont vous traitez les questions ou les demandes et obtenez-les par écrit lorsque cela est possible. Un processus transparent et ouvert convient mieux aux alliés gagnants.
- Traitez les intervenants primaires et secondaires avec respect, même s'ils ne sont pas des intervenants clés.
- Fournir les informations qu'ils veulent.
- Si vous souhaitez une participation active des parties prenantes, trouvez-leur des tâches à effectuer.
- Montrez votre appréciation lorsque les parties prenantes vous aident à avancer vers la ligne d’arrivée
- Amenez les parties prenantes le plus tôt possible. Si vous recevez leurs commentaires rapidement, il sera plus facile d'apporter des modifications.
- Si votre projet doit faire mal à certaines de vos parties prenantes, prenez des mesures pour minimiser les dommages. Si vous ne pouvez pas minimiser, envisagez de les indemniser financièrement.
Rien de tout cela ne garantit que chaque intervenant finira par vous soutenir. Cependant, plus vous pourrez convaincre les personnes clés et les dirigeants de la communauté, meilleures seront vos chances de réussite. À la fin du processus, vérifiez si tout s'est bien passé. Si vous rencontrez des problèmes dans votre manière de traiter avec les parties prenantes, corrigez-les lors du prochain projet.
