Il existe diverses raisons pour rédiger une lettre commerciale à l'un des centaines de consulats étrangers du monde entier. Par exemple, vous voudrez peut-être demander des informations de visa ou de voyage, vous renseigner sur les opportunités de commerce extérieur, effectuer des recherches dans le domaine des affaires étrangères ou écrire une lettre de recommandation pour un étudiant voyageant à l'étranger pour effectuer un stage.
Identifiez le nom, le titre et l'adresse de la personne à qui vous adressez la lettre. Chaque consulat étranger dispose d’un site Web détaillé contenant un répertoire du personnel, ainsi que des liens vers divers départements, qui peuvent vous aider à identifier la personne à qui vous devez adresser votre correspondance.
Suivez le protocole commercial traditionnel lorsque vous écrivez une lettre commerciale au consulat. Utilisez le nom complet de la personne et son titre, ainsi que l’adresse du département et du consulat, mis en forme pour le système de courrier international du pays. Chaque pays varie, alors suivez les directives énumérées dans la section «Contactez-nous» du site Web du consulat. Si vous envoyez une lettre sur papier, inscrivez la date dans le coin supérieur droit de votre lettre. Si vous envoyez un courrier électronique, indiquez clairement le but de votre correspondance dans la ligne d'objet.
Rédigez une lettre d'introduction contenant une explication de qui vous êtes, d'où vous venez, pourquoi vous écrivez et si vous écrivez pour le compte d'une autre personne ou pour vous-même. Si vous écrivez pour le compte d'une société, d'une entité gouvernementale, d'une organisation internationale ou d'un établissement d'enseignement, notez l'affiliation par son nom et indiquez votre titre et vos références.
Rédigez une déclaration simple, décrivant brièvement mais succinctement le but de votre correspondance. Les langues traduites ou interprétées peuvent souvent avoir une double signification. Veillez donc à éviter les termes d'argot ou les expressions familières qui pourraient ne pas être facilement compris par un lecteur étranger. Par exemple, la phrase «Je veux prendre contact avec vous» devrait être remplacée par «Je vous écris pour vous poser des questions sur…».
Limitez votre lettre à un seul sujet et précisez le résultat que vous souhaitez obtenir de la correspondance.
Terminez la lettre avec une note de remerciement et donnez des détails sur la façon dont vous pouvez être joint. Toujours inclure votre nom complet. Ne falsifiez jamais ni ne faites de déclarations trompeuses ou potentiellement menaçantes dans une lettre adressée à un consulat étranger.
Consultez votre bureau de poste local pour connaître les exigences d'affranchissement et le délai de livraison estimé. Si vous joignez une enveloppe pré-affranchie et affranchie pour assurer une réponse rapide à votre lettre, assurez-vous que vous avez le montant d'affranchissement américain approprié sur l'enveloppe de retour.
Conseils
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Les sites Web des consulats étrangers aux États-Unis sont rédigés en anglais, tandis que les consulats étrangers sont généralement rédigés dans la langue maternelle du pays avec un lien vers une version anglaise.
