Un rapport de contact documente tous les sujets abordés lors de réunions, de téléconférences et d'appels téléphoniques. Un tel exemple de rapport de contact est utilisé pendant la collecte de fonds; il résume les sujets qu'un professionnel en développement de fonds discute avec un donateur potentiel. Le rapport vous aide à clarifier toute incompréhension ou question sur les parties qui ont partagé quelles informations. Rédiger un rapport de contact peut sembler difficile et inutile, mais à long terme, cela peut faire gagner du temps et minimiser les frustrations.
Demandez à tous les noms de toutes les personnes participant à la réunion, à la téléconférence ou à un appel téléphonique. Ecrivez-les en haut de votre papier, avec la date et l'heure du début et de la fin de la réunion.
Prenez des notes sur tous les aspects importants de la réunion, appel téléphonique ou conférence téléphonique.
Tapez votre rapport de contact en vous référant à vos notes de réunion. Indiquez le nom de la société et de la personne qui la représente, ainsi que le nom de l'autre société ou de son représentant.
Connectez-vous la date et les moyens de contact. Dans les analyses de rentabilisation, documentez les noms de tous les employés ou des personnes qui ont participé à la réunion; ce qui est arrivé d'importance dans la réunion; qui a dit quoi; quelles informations ont été discutées et ce qui a été accompli; le point suivant à aborder ou si tout était réglé; et dans le premier cas, la date de la prochaine réunion.
Examinez le rapport de contact et assurez-vous que rien ne manque. Ajoutez tous les détails manquants.
Envoyez le rapport de contact, par courrier électronique, fax ou courrier postal.
