Il peut vous être demandé de fournir une lettre de référence professionnelle pour une entreprise avec laquelle vous avez déjà travaillé. Vos commentaires peuvent être nécessaires pour confirmer la solidité opérationnelle de la société et sa capacité à fonctionner de manière satisfaisante. Un modèle de lettre de base peut vous aider à planifier et à rédiger une lettre de référence professionnelle réfléchie. Vous devez y commenter de manière honnête et sensible la qualité et les capacités de l’entité commerciale et fournir autant d’informations utiles que possible. L'honnêteté est la meilleure politique, mais proposez toujours des commentaires attentionnés et professionnels dans votre lettre.
Énoncez des détails spécifiques sur votre relation avec l’entreprise concernée, tels que les services que vous avez utilisés, quand et pour combien de temps. Expliquez également pourquoi vous écrivez la lettre. Par exemple, «Il me fait plaisir de recommander le service de restauration XYZ. XYZ a exclusivement organisé tous nos séminaires déjeuner-conférence et séminaires au cours des trois dernières années. »
Fournissez des informations sur les performances de l’entreprise et toute autre information pouvant être utile au lecteur. Par exemple, vous pouvez écrire: «Plus qu'un fournisseur, XYZ est un partenaire fiable et créatif pour nous. La société nous a aidés à planifier et à mettre en œuvre plus d’une centaine de menus de qualité pour le déjeuner, à prix raisonnable, que nous organisons au moins une fois par semaine pour nos dirigeants, nos clients et nos employés. D'autres clients XYZ de notre région, tels qu'ABC et DEF, nous ont remerciés à plusieurs reprises pour leur avoir recommandé XYZ. ”
Décrivez concrètement les forces de l’entreprise. Plus vos commentaires sont illustratifs, meilleurs seront les éloges non fondés qui pourront boomerang et suggérer un manque de sincérité, un parti pris ou un mensonge. Au lieu de simplement dire qu’une entreprise offre des produits et des services de bonne qualité, écrivez: «Les options de menu de XYZ sont toujours bien planifiées, bien préparées et complétées avec goût. Ils nous permettent d’apporter facilement des modifications de dernière minute, telles que l’ajout de boîtes à lunch végétariennes spéciales pour les invités inattendus. Au cours de toutes ces années, le personnel de XYZ ne nous a jamais laissé tomber. Ils arrivent systématiquement 15 minutes à l’avance pour préparer un plat présentable avant l’arrivée de notre groupe, avec des chauffe-plats spéciaux, des refroidisseurs de boissons et même des accents floraux, le cas échéant. ”
Clôturez avec un résumé des forces de l’entreprise, suivi d’une recommandation claire. Par exemple, vous pourriez écrire: «Nous avons eu recours à de nombreux traiteurs au cours de nos 12 années d’existence - XYZ a définitivement relevé la barre. Nous aurions du mal à envisager toute autre entreprise pour nos besoins de restauration et à recommander XYZ sans réserve. ”
Conseils
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Ne soyez pas trop bref ou ne vous promenez pas non plus. Évitez d’utiliser un langage superlatif, général ou effusif. Plutôt que de décrire un trait avec un simple adjectif, donnez un exemple de la façon dont l'entreprise l'a démontré.
Indiquez une adresse électronique ou un numéro de téléphone dans votre clôture si vous souhaitez être disponible pour donner plus d’informations sur l’entreprise, si nécessaire.
Formatez votre lettre en bloc. Ensuite, vérifiez votre lettre avant de la transmettre.
Attention
Il peut parfois vous être demandé de recommander ou de recommander une entreprise que vous ne pouvez pas recommander honnêtement. Déclinez la demande aussi diplomatiquement que possible. Si vous ne pouvez pas vous en sortir, tempérez vos commentaires avec tact. Accentuez le positif en concentrant vos commentaires sur ce que l'entreprise peut faire plutôt que sur ce qu'elle ne peut pas.
