Alors que l'ère numérique crée moins de papier, la demande de stockage électronique augmente. Les lignes directrices établies par l'équipe de gestion des informations d'une organisation pour créer, accéder, stocker et finalement détruire des enregistrements dictent les conditions du cycle de vie des enregistrements électroniques. Le cycle de vie des enregistrements électroniques inclut la création, l'utilisation, le stockage et la destruction pour la plupart des entreprises et des entités gouvernementales. Certaines organisations archivent certains documents jugés inestimables, constituant la dernière phase du cycle de vie lorsqu'ils ne sont pas détruits.
Création
L'un des plus grands défis de tout système de gestion électronique consiste à documenter l'origine des nouveaux enregistrements de manière logique et cohérente pour une utilisation, une récupération et un stockage ultérieurs. Ce qui constitue un enregistrement est défini dans le manuel des politiques de l'organisation, rédigé en tenant compte des lois fédérales et des États. S'il est correctement identifié au début du cycle de vie, un enregistrement est facilement accessible jusqu'à la fin de son utilité et jusqu'à sa destruction. Selon l'organisation, certains enregistrements sont créés automatiquement par le système lorsque certaines données sont entrées dans l'ordinateur. D'autres systèmes nécessitent qu'un individu crée un enregistrement manuellement.
Utilisation
Une fois créé électroniquement, un enregistrement est normalement distribué et utilisé comme un outil d’information à des fins commerciales ou gouvernementales. Pour cette raison, les enregistrements sont stockés dans un référentiel pour un accès facile. Lorsqu'elles sont actives, la plupart des enregistrements sont entreposés, mais ils sont accessibles via une base de données contenant des informations d'identification qui étiquettent l'enregistrement.
Stockage et maintenance
Lorsqu'un fichier a été utilisé et qu'il n'est plus nécessaire régulièrement, un enregistrement est souvent stocké comme inactif. Les enregistrements doivent être stockés pour pouvoir y être consultés avant leur destruction, conformément aux règles énoncées dans la politique de l'organisation. Une partie de la raison pour laquelle l'accent est mis sur le stockage approprié est liée aux questions de confidentialité. Une politique organisationnelle prudente considère la sécurité comme un élément essentiel de la gestion responsable des enregistrements.
Disposition
Les dossiers doivent être accessibles pendant un certain nombre d'années pour être conformes aux lois fédérales et aux lois des États. La plupart des règles organisationnelles relatives à la conservation et à la destruction des enregistrements utilisent les lois fédérales et nationales comme exigences minimales pour la conservation des enregistrements. Les entreprises tiennent des registres à des fins de litige, au cas où elles seraient contraintes de défendre certaines actions commerciales prises dans le passé. La manière dont les documents sont éliminés est d’une importance cruciale. Étant donné que les fichiers électroniques peuvent être restaurés entre des mains expertes, il est essentiel que les fichiers électroniques soient effacés sans aucun moyen possible de récupérer les informations.
