Les rapports de gestion de projet fournissent une mise à jour sur l'avancement d'un projet spécifique. Elles sont généralement écrites aux étapes du projet, mais peuvent être demandées à tout moment par le client ou un superviseur. Les rapports de gestion de projet sont importants car ils permettent au chef de projet d’évaluer les progrès accomplis en les comparant au plan initial. Cela permet au responsable de communiquer et d'expliquer tous les changements, retards, problèmes et points positifs à toutes les parties prenantes. Les rapports de gestion de projet ne doivent pas être longs, mais doivent couvrir tous les aspects du projet.
Indiquez les informations d'identification du projet: nom du projet, numéro du projet (le cas échéant), nom du client, personnes de contact si le client est une entreprise ou une organisation, date de début du projet et adresse à laquelle le projet est en cours d'exécution, le cas échéant. Indiquez également le nom du responsable de projet (PM), le nom de la personne qui rédige le rapport si l'auteur est une personne autre que le MP et la date à laquelle le rapport est rédigé.
Indiquez les noms de toutes les parties auxquelles le rapport de gestion de projet sera distribué. Incluez tous les entrepreneurs, employés, superviseurs ou contacts clients qui recevront une copie du rapport. Incluez «Fichier» au bas de la liste pour indiquer qu'une copie du rapport a été placée dans le fichier de projet.
Évaluez la portée actuelle du projet par rapport à la portée initiale du projet. Notez toutes les modifications qui ont été apportées et incluez à la fois le nom de la partie qui a demandé le changement et le nom de la partie qui a approuvé le changement.
Évaluez le calendrier actuel du projet par rapport au calendrier prévu. Expliquez les retards ou les gains et indiquez comment ils affecteront l'ensemble du calendrier. Indiquez si les délais sont résolus ou non. Pour les retards non résolus, expliquez le plan pour résoudre le problème et indiquez à quel moment vous prévoyez que le problème sera résolu. Si la date d'achèvement a changé, indiquez une nouvelle date d'achèvement.
Comparez le budget actuel au budget initial. Tenez compte à la fois du coût (le montant payé par le vendeur en main-d'œuvre et en matériaux pour mener à bien le projet) et du prix (ce que le client paiera à l'achèvement du projet). N'oubliez pas d'inclure les modifications de coût ou de prix causées par les modifications de portée. Joignez un budget de projet mis à jour, le cas échéant.
Comparez l'environnement de risque actuel au formulaire d'évaluation du risque d'origine. Indiquez quels risques ont été éliminés et lesquels sont encore présents. Énumérez tous les nouveaux risques survenus, ainsi que leurs implications potentielles en termes de budget et de calendrier. Offrir un plan pour éviter ou répondre aux nouveaux risques.
Signez le document. Si le document contient plus d'une page, initialisez chaque page. Certaines procédures de l'entreprise exigent également que le superviseur et / ou le client approuvent tous les rapports de gestion de projet.
Conseils
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N'oubliez pas d'inclure les bonnes nouvelles! Inclure toutes les économies de coûts et de temps dans le rapport.
Documentez toutes les erreurs des fournisseurs qui affectent le calendrier ou le budget. Vous pourrez peut-être facturer aux fournisseurs le temps perdu ou de l'argent perdu.
