Rédiger un rapport de projet peut être une tâche ardue si vous ne commencez pas par un plan d’organisation. Les rapports de projet contiennent généralement les mêmes éléments de base qui fournissent aux lecteurs des informations sur les objectifs, le plan, le budget et les résultats du projet. En utilisant quelques techniques de base pour la rédaction de rapports, vous pouvez créer un document de projet efficace qui montre à vos pairs que vous êtes organisé et capable de fournir des informations importantes.
Déterminez quel type de rapport de projet vous allez rédiger. Les rapports de projet communs incluent les propositions, les recommandations relatives à la portée des travaux, les mises à jour de statut, les analyses de variance et les revues et recommandations finales. Cela vous aidera à fournir les informations exactes souhaitées par les membres de votre équipe, votre superviseur ou d’autres parties prenantes.
Rédigez un plan pour votre rapport. Inclure une page de couverture, une page de contenu, un résumé, un corps et une annexe. Décidez quelles catégories d’informations vous allez adresser. Selon le type de rapport que vous écrivez, il peut s'agir d'objectifs, de méthodologie de projet, de personnel, de ressources nécessaires, de durée, d'indicateurs de succès, de budget, d'écarts, de produits à livrer, de délais, de résultats et de recommandations.
Rassemblez les informations nécessaires pour compléter chaque section. Cela peut nécessiter des entretiens avec des personnes demandant le projet, des membres du personnel travaillant sur le projet et des parties prenantes qui sont la cible du projet, tels que des clients, des employés internes ou des fournisseurs et fournisseurs. Obtenez des données historiques, telles que les volumes de ventes précédents, les budgets, les niveaux de participation et les données démographiques.
Rédigez la première version du résumé, qui est un bref aperçu du rapport. Cela devrait inclure la raison pour laquelle le lecteur reçoit le rapport, les points saillants de base du rapport et les recommandations. N'incluez pas les détails les plus fins dans un résumé, qui consiste souvent en une vue d'ensemble d'une demi-page. Fournissez des détails et un soutien dans le corps du rapport de projet.
Rédigez chaque section du rapport en utilisant vos données et vos entretiens. Organisez les sections en utilisant un ordre logique. Par exemple, ne commencez pas par le budget avant d’avoir expliqué les composants nécessaires au projet. Cela vous évitera de devoir expliquer chaque dépense et pourquoi vous en avez besoin deux fois. Ne répertoriez pas les noms du personnel travaillant sur le projet avant d’avoir répertorié les composants du projet. Pour une section de variance, incluez les résultats exclus exceptés puis les résultats réels.
Terminez le rapport avec un résumé et des recommandations basées sur vos conclusions. Utilisez des données pour appuyer vos conclusions et recommandations. Reportez-vous à l’annexe de votre document, qui contiendra des informations d’assistance détaillées, telles que des bourgeons détaillés, des graphiques, des diagrammes et d’autres données techniques.
Passez en revue votre résumé afin de déterminer si l’un des éléments de votre sommation initiale doit être modifié en fonction des informations que vous avez découvertes lors de la rédaction de votre rapport. Rédigez la version finale du résumé.
Compilez les informations dans votre annexe et placez-les dans l'ordre dans lequel les informations apparaissent dans votre rapport. Retournez à votre rapport et incluez des notes de bas de page ou des numéros de page pour diriger les lecteurs vers des informations annexes.
