Une demande de proposition (RFP) est un document dans lequel vous sollicitez des entrepreneurs pour soumissionner sur le travail que vous souhaitez effectuer. Il décrit les détails des tâches, les qualifications requises, les termes du contrat, la date limite de soumission et les instructions pour y répondre. Vous envoyez généralement une lettre d'intention quelques semaines avant la proposition de réponse à la DP. Cela donne à l'émetteur de la DDP une idée du nombre de réponses à attendre. Bien que vous puissiez trouver des modèles de RFP et de lettre d’intention de qualité en ligne, il est sage d’explorer d’abord des exemples de réponses à donner et de ce qu’il faut inclure ou non.
Déchiffrer les détails
Avant de répondre à une demande de propositions, lisez-la attentivement. En fin de compte, votre proposition de réponse devrait inclure des détails sur la manière dont vous allez produire des résultats qui répondent aux exigences. Soyez prudent si les exigences de la DP ne précisent pas clairement les fonctions souhaitées ou sont ambiguës. Vous ne voulez pas vous retrouver incapable de répondre aux exigences à la fin du projet. Recherchez des mesures qui définissent comment votre conformité sera mesurée. Évaluez les pénalités pour non-conformité et pesez le risque. Comprendre comment tout contrat subséquent serait documenté, surveillé et géré pour appliquer l'accord. Si l'émetteur est ouvert aux questions, contactez-le pour résoudre tout problème vague. Ensuite, vous pouvez envoyer votre lettre d'intention en toute confiance.
Exemple de base et aperçu d'une lettre d'intention de DP
Une fois que vous avez décidé de répondre, envoyez rapidement une lettre d'intention à la société émettrice indiquant que vous envisagez de soumettre une proposition. Cela garantit que vous recevrez toutes les mises à jour ou modifications apportées à la DP initiale. Ne répondez pas avec une lettre manuscrite ou utilisez un courrier électronique à moins d'y être explicitement invité. Commencez votre lettre en indiquant pourquoi vous êtes intéressé. Reconnaissez la date limite. Incluez vos informations de contact. Comme exemple du corps de votre lettre, cela peut être aussi simple que:
«Nous souhaiterions manifester notre intérêt pour la demande de proposition (RFP) référencée et être informés de toute mise à jour avant de la soumettre à la date requise.»
Vous pouvez bien sûr inclure plus de détails. Évitez de poser des questions de clarification qui pourraient rendre votre intention ambiguë.
Qu'en est-il un temps pour négocier?
Les négociations de prix commencent généralement plus tard, par exemple à l'étape de la soumission initiale, si vous faites la liste restreinte. Cependant, vous pouvez choisir d'inclure un ou deux paragraphes dans la lettre d'intention, décrivant les besoins de financement du projet. Mais sachez qu'évoquer des questions financières trop tôt dans le processus peut avoir une incidence sur vos chances d'obtenir un contrat.
Envoyez le en toute sécurité
Vous voulez vous assurer que votre lettre arrive; envoyez-le par courrier certifié afin que vous obteniez un reçu avec relevé de livraison. (Ce service postal des États-Unis propose ce service à un tarif avantageux; consultez son site Web pour connaître les prix actuels.) Vous pouvez également suivre les informations de livraison en ligne. Vous devriez alors être prêt à rédiger votre proposition afin de définir les droits et obligations contractuels.
