Il est souvent rentable pour un employeur de demander aux employés de conduire leur propre voiture au travail, plutôt que d’investir dans des véhicules appartenant à la société. Cependant, cela impose un coût à l'employé. Les organisations paient souvent des remboursements de kilométrage pour attirer et garder de bons travailleurs. Suivre les directives d'Internal Revenue Service pour le remboursement des coûts d'exploitation des véhicules en fonction du kilométrage procure à l'employeur et à l'employé des avantages fiscaux significatifs.
Notions de base sur le remboursement du kilométrage
Chaque année, l'IRS publie un taux standard actualisé pour le remboursement des miles déductibles des impôts. Le taux reflète le coût moyen d’exploitation de véhicules à moteur tels que voitures, fourgonnettes et VUS. Par exemple, le taux standard pour 2015 est de 57,5 cents par mile. L’IRS fixe le taux à un niveau qui couvre non seulement l’essence, mais aussi les coûts d’exploitation normaux, y compris l’assurance, les permis et l’entretien. Les employeurs peuvent suivre les dépenses réelles du véhicule, mais généralement pas, car le taux standard rend inutile la tenue de registres supplémentaire. Le tarif standard ne couvre pas des éléments tels que les frais de stationnement ou de péage. Les employeurs peuvent rembourser ces coûts en tant que dépenses professionnelles, mais ils doivent être traités séparément.
Voyages d'affaires admissibles
Les employeurs ne peuvent payer que le remboursement du kilométrage exonéré d’impôt pour la conduite en milieu de travail. Cela signifie qu'un employé ne peut pas faire de courses personnelles et continue de réclamer le voyage en tant que dépense d'entreprise. Par exemple, un voyage pour rencontrer des clients est déductible, mais un voyage parallèle pour effectuer un dépôt bancaire personnel ne l’est pas. De plus, conduire chaque jour entre le travail et la maison ne constitue pas un voyage déductible. Parfois, les employeurs paient le kilométrage à l'avance, en particulier pour les longs voyages d'affaires. Lorsque cela est fait, l'employé doit retourner tout montant non utilisé.
Suivi des voyages d'affaires
Les exigences en matière de documentation de remboursement du kilométrage IRS sont simples lorsque le taux standard est utilisé. En effet, le taux standard couvre tous les coûts d’exploitation normaux. L’employeur n’est donc pas tenu de suivre les coûts tels que l’essence et les réparations. Un employé doit fournir un enregistrement des déplacements liés au travail. Ils tiennent généralement un journal de kilométrage et doivent le soumettre régulièrement à un remboursement. Chaque entrée du journal doit inclure les lectures du compteur kilométrique initial et final. Les participants doivent également fournir une brève description du but et de la destination du voyage.
Remboursement et taxes
Si un employeur verse à un employé plus que le montant autorisé, l’excédent constitue une rémunération imposable et doit figurer sur le W-2 de l’employé en tant que tel. Sinon, le remboursement du kilométrage est une dépense d'entreprise déductible pour l'employeur. L’employé n’a aucun impôt à payer pour le remboursement jusqu’au taux standard, et l’argent n’est pas comptabilisé en tant que compensation sur le W-2. Lorsque les employeurs choisissent de payer un montant inférieur, les employés peuvent radier la différence dans leurs déclarations de revenus.
