Selon le laboratoire de rédaction en ligne de l’Université Purdue (OWL), des mémos sont écrits pour mettre en évidence ou résoudre les problèmes. La School of Business de la Northern Kentucky University déclare que les mémos doivent communiquer beaucoup d’informations dans un espace restreint. Le formatage d’un mémo dépend de la société, de l’objet du mémo et des destinataires. Les mémos internes du personnel peuvent fournir des informations, des analyses et des conclusions, des informations sur les heures de bureau ou des instructions pour un bon usage du matériel.
Articles dont vous aurez besoin
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Papier
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Stylo et crayons
Apprenez le but de base et le format d'un mémo. Les mémos sont généralement des documents internes utilisés pour communiquer avec le personnel. Les objectifs peuvent inclure des rappels de politique, des demandes d'action, le signalement d'une modification ou la notification officielle. Le format de mémo comprend un en-tête, une introduction, un corps, un résumé et une clôture. Les pièces jointes sont indiquées au bas du document.
Déterminez le but de votre mémo et les éventuelles pièces jointes à inclure. Déterminez les destinataires du mémo. Les superviseurs et les gestionnaires reçoivent souvent des copies des mémos et il peut être nécessaire d’en inclure une copie dans un fichier. Déterminez ce que le mémo dira et composez un brouillon. Vérifiez la politique de l'entreprise concernant l'utilisation d'en-tête approuvé pour les mémos.
Complétez le titre en commençant par «Date». Incluez les noms et les titres des destinataires principaux dans la section «À». Cela peut être une ou plusieurs personnes, ou peut spécifier un groupe de personnes, tel que tous les gestionnaires de compte. Inclure dans la section «cc» les noms et les titres de ceux qui recevront des copies du mémo. Incluez dans la section «De» le nom et le titre de la personne qui envoie le mémo. Inclure dans la section «Sujet» un court titre décrivant le but de la note.
Inclure un paragraphe d'introduction qui explique l'objectif de la note, fournit un contexte pour l'objectif et donne un aperçu de ce qui va suivre dans les paragraphes suivants. Incluez une alerte pour les lecteurs si le mémo contient des informations stratégiques ou autres informations critiques.
Incluez des informations dans le corps ou le texte principal du mémo qui développe l’introduction et la vue d’ensemble. Par exemple, indiquez le contexte menant à un changement de stratégie. Séparez et ordonnez les paragraphes en fonction du contenu. Utilisez de courts paragraphes tout au long de la note. Cette section peut comporter un ou deux paragraphes ou plusieurs pages, selon l’objet du mémo.
Insérer le résumé et la fermeture. Le résumé peut ne pas être nécessaire pour les mémos d'une page, mais il peut être utile pour les longs documents contenant des informations ou des instructions complexes. Terminez en remerciant le lecteur et en offrant votre aide pour répondre aux questions ou expliquer le contenu du mémo. En l’absence de résumé, incluez un bref résumé dans le dernier paragraphe. Informer les lecteurs si le contenu du mémo est confidentiel.
Notez à la fin du mémo une liste des pièces jointes mentionnées dans le mémo. Utilisez les mots «Attaché» ou «En pièce jointe» pour désigner la liste des pièces jointes. N'incluez pas les pièces jointes qui ne sont pas référencées dans le mémo.
Signez le mémo. Les rédacteurs de mémos apposent généralement leurs initiales ou signent des mémos dans l'en-tête, à côté de l'entrée «De». Un mémo formel peut nécessiter une signature complète et une date à la fin du document.
Conseils
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Passez en revue les copies des mémos de la société pour connaître le style et la mise en forme. Demandez si l'approbation est requise pour envoyer un mémo.Vérifiez toutes les informations factuelles avant de les inclure dans le mémo. Demandez à quelqu'un de relire votre mémo.
