Au cours d'un audit, la direction de l'entreprise peut avoir le sentiment d'avoir peu de pouvoir sur le processus ou le résultat de l'audit. Toutefois, une fois l’audit effectué par le service d’audit interne, les auditeurs internes ou les auditeurs externes, la direction de l’entreprise prend le relais et est chargée de rédiger une réponse au rapport. Les réponses de l'audit doivent être spécifiques, opportunes et disposer du budget nécessaire.
Il est important de rédiger une réponse d'audit solide, car les auditeurs et la direction générale demanderont à la direction de l'entreprise de fournir les améliorations de contrôle auxquelles ils s'engagent.
Répondre à un rapport d'audit
Engagez-vous à apporter des solutions spécifiques aux faiblesses de contrôle identifiées par les auditeurs et ne laissez pas de place à l'interprétation de vos intentions. Les auditeurs examineront votre réponse d'audit et détermineront si elle résoudra les faiblesses de contrôle identifiées. Si votre relation avec les auditeurs le permet, adressez-vous à chaque réponse et rédigez vos commentaires. Soyez aussi clair que possible dans votre réponse, car les auditeurs reviendront pour vérifier que vous avez pris les mesures que vous avez engagées.
Fixez des dates réalistes pour la mise en œuvre de vos améliorations de contrôle, comme recommandé par le bureau du contrôleur de l'état de New York, et soyez généreux sans être excessif. Les faiblesses de contrôle, en particulier celles liées aux systèmes informatiques, peuvent prendre plus de temps à résoudre que prévu initialement. La plupart des départements d'audit et des responsables opérationnels s'attendent à ce que vous apportiez des améliorations au calendrier que vous avez défini. Les modifications apportées au calendrier peuvent être autorisées, mais elles seront mal vues, sauf si un changement radical a eu lieu dans votre entreprise pour nécessiter ce changement.
Confirmez que vous avez le budget en place ou que vous le ferez pour apporter les modifications de contrôle que vous vous êtes engagé à apporter dans votre réponse d'audit. Identifiez tous les coûts, y compris les mises à niveau des équipements et des systèmes, la réécriture du manuel de procédure et les effectifs supplémentaires nécessaires pour résoudre les faiblesses du contrôle. Transmettez vos besoins budgétaires à votre responsable et assurez-vous que les fonds sont réaffectés d'autres zones ou que de nouveaux fonds sont débloqués pour permettre la livraison des améliorations dans les délais impartis. En règle générale, la direction comprendra la nécessité d’améliorer les contrôles recommandés par les auditeurs et trouvera les fonds nécessaires à ces changements. Si vous vous engagez à contrôler les améliorations apportées à votre réponse d'audit et que vous ne parvenez pas à les appliquer en raison de déficits budgétaires, les auditeurs n'accepteront pas cela comme une excuse.
Désigner une ou plusieurs personnes qui seront responsables de la mise en œuvre des modifications de contrôle. Plusieurs personnes peuvent être responsables si le changement concerne plusieurs départements, tels que les opérations, la technologie et les ressources humaines. Assurez-vous que les personnes nommées ont le pouvoir d'effectuer les changements.
Conseils
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Quelle que soit votre frustration à l'égard du processus d'audit ou de son résultat, essayez de maintenir vos interactions avec les auditeurs et vos réponses de type commercial. Votre comportement professionnel portera ses fruits lorsque vous interagirez avec les auditeurs à l'avenir.
