À compter de 2010, les entreprises ont de plus en plus recours à la technologie pour produire des biens et des services et s'acquitter de leurs tâches. Pour s'adapter à ces changements, les entreprises utilisent parfois des signatures électroniques, également appelées signatures électroniques ou signatures numériques. Ces signatures remplacent les signatures traditionnelles à l'encre sur papier. L'utilisation d'une signature électronique présente des avantages et des inconvénients que tout homme d'affaires devrait connaître avant de mettre en œuvre un système ou une politique de signature électronique.
Coût de l'équipement
Les signatures électroniques sont créées et lues par des technologies sophistiquées qui utilisent des réseaux pour vérifier des données personnelles telles que des numéros de localisation sociale ou de sécurité sociale, ou qui sont suffisamment avancées pour comparer des points écrits ou une empreinte digitale avec des points figurant dans des images de bases de données. Cet équipement n’est pas toujours bon marché, comme le souligne le Guide du débutant. Même une fois les coûts initiaux assumés, les progrès de la technologie de la signature électronique obligeront une entreprise à mettre à jour en permanence ses systèmes de signature électronique et à fournir un support technique.
Clients différés
Les systèmes de signature électronique supposent que les personnes seront à l'aise ou familiarisées avec les méthodes et l'équipement de signature électronique. Cependant, les générations précédentes d’individus n’ont peut-être pas été exposés à la nouvelle technologie et pourraient donc avoir des difficultés à l’utiliser au début. Même les personnes férues de technologie devront toujours se tenir au courant des changements technologiques si elles souhaitent exercer leurs activités par la voie électronique. Le manque d'exposition aux méthodes et équipements, ainsi que le besoin de formation continue en technologie, peuvent décourager certains clients d'utiliser une signature électronique.
Reconnaissance
Les travaux dirigés par Fritz Grupe publiés dans l'édition de 2003 de The CPA Journal indiquent qu'il existe une incohérence dans la reconnaissance des signatures électroniques à partir de 2010. Les personnes ne sont pas nécessairement tenues de reconnaître une signature électronique comme valide, en fonction de leur juridiction.
Authentification et vérification
En termes d'authentification et de vérification de l'identité, une signature électronique peut être préférable à une signature d'encre sur papier, selon le système utilisé. Par exemple, si quelqu'un perd une carte de crédit non signée, quelqu'un d'autre peut la signer et la signature au verso de la carte correspondra aux signatures des reçus, même si la personne qui signe n'est pas le propriétaire de la carte. En revanche, un système de signature électronique reposant sur les empreintes digitales est beaucoup plus sécurisé, car il est impossible de reproduire ou de falsifier la matrice d’empreintes digitales.
Affaires longue distance
Avec une signature électronique, il n'est pas nécessaire qu'une personne se trouve dans le même lieu géographique pour effectuer une transaction ou valider un contrat. Les utilisateurs peuvent ainsi utiliser des signatures électroniques pour effectuer des transactions à des milliers de kilomètres de distance, si nécessaire, ce qui accroît les opportunités commerciales mondiales et les marges bénéficiaires potentielles.
Réduction du matériel et du stockage
Aux États-Unis, Immigration and Customs Enforcement et Grupe affirment toutes deux que les signatures électroniques réduisent la quantité de matériaux utilisés régulièrement et prennent moins de place à stocker. En outre, les signatures électroniques facilitent des tâches telles que le dépôt électronique et la recherche de fichiers et de bases de données électroniques. Cela réduit le temps nécessaire pour rechercher et vérifier les données. Globalement, ces facteurs peuvent réduire les coûts de l'entreprise.
