La comptabilité est une fonction commerciale détaillée dans laquelle les entreprises enregistrent, rapportent et analysent des transactions financières. Ces informations fournissent généralement un soutien aux décisions de gestion et d’investissement des parties prenantes externes. Les informations comptables nécessitent généralement une documentation pour les rapports et états comptables préparés. Cette documentation prend en charge les informations comptables et fournit à une personne davantage de documents ou de chiffres pour évaluer le rapport.
Les manuels
Les manuels de comptabilité documentent les politiques et procédures spécifiques suivies par une entreprise lors du traitement des informations financières. Aux États-Unis, les principes comptables généralement reconnus (PCGR) sont les normes comptables les plus autorisées. Les PCGR sont fondés sur des principes, ce qui signifie que les sociétés disposent d’une certaine latitude pour appliquer les principes à leurs informations financières. Cependant, les propriétaires et responsables d’entreprises créent généralement un manuel contenant des documents à l’appui des méthodes spécifiques qu’ils utilisent pour appliquer les PCGR. Les sociétés cotées en bourse doivent également divulguer cette information dans leurs rapports financiers publiés.
Informations sur les transactions
Les entreprises ont souvent besoin d'une certaine quantité d'informations ou de documents pour différentes transactions financières. Par exemple, les commis aux comptes fournisseurs incluent généralement un bon de commande, un ticket de réception et une facture du fournisseur lorsqu’ils demandent la signature du propriétaire pour un chèque. Cette documentation aide les propriétaires à comprendre l'objectif de la vérification et à en vérifier l'exactitude et la validité. D'autres transactions nécessitent une documentation similaire pour les transactions comptables. La date, le montant, l'objet de la transaction, la signature du préparateur, la signature de l'autorisation et d'autres informations peuvent être nécessaires pour les transactions comptables.
Piste d'audit
Une piste d'audit est souvent la procédure de documentation la plus courante en comptabilité. Les informations de piste d'audit aident les utilisateurs à comprendre comment le service de comptabilité effectue les transactions financières et comptables. Les systèmes comptables informatisés ont renforcé le processus de piste d'audit car la plupart des systèmes enregistrent un horodatage détaillant l'enregistrement des transactions. Les autres procédures de suivi d’audit comprennent la fourniture du document de transaction initial, des notes manuscrites relatives aux vérifications mathématiques ou autres calculs, des copies d’écritures de journal et un cachet indiquant la réception de la transaction par la société ou une écriture dans le grand livre.
