Une proposition ministérielle est généralement utilisée pour obtenir des ressources pour un programme nouveau ou étendu, un nouveau service ou une autre façon de faire les affaires courantes, ce qui nécessitera l'approbation pour dépenser l'allocation budgétaire du ministère. Il doit être suffisamment bref pour respecter le temps du décideur, mais suffisamment complet pour être approuvé. Une proposition peut être une réponse à une demande de proposition (RFP), ou elle peut être non sollicitée.
Préparation de la proposition
Fais tes recherches. Lisez attentivement la DDP ou le guide de proposition du ministère. Savoir ce qu'ils demandent (format, longueur, nombre de sections). Suivez les instructions avec précision. ne pas improviser.
Sachez à qui vous présentez la proposition: du directeur général, du conseil de direction ou d’un responsable de département. Vous devrez présenter la proposition à leur point de vue. Le directeur général aura besoin d'une vision plus stratégique, tandis que le responsable demandera davantage de détails procéduraux. Le conseil de gestion sera composé des deux. Les deux objectifs doivent donc être bien documentés.
Lisez le plan stratégique du département ou son équivalent. Vous devrez montrer comment votre proposition remplit un objectif stratégique ou un résultat clé. Lisez tous les autres documents ministériels pertinents, en particulier ceux qui font référence au domaine dans lequel vous travaillez.
Développement de proposition
Commencez par un historique du problème que vous allez résoudre ou du service que vous allez rendre. Décrivez le besoin ou fournissez une analyse des besoins. Montrez votre compréhension de la structure ministérielle et de la place de cette proposition.
Identifiez les avantages de votre proposition - quantitativement si possible. Soulignez les points forts et les opportunités de manière quantitative et proposez des solutions aux faiblesses et aux menaces. Décrivez les options et les alternatives possibles en termes de coûts et d’avantages relatifs. Faire une analyse de risque; inclure des considérations juridiques et identifier des solutions aux risques identifiés. Énoncez votre option préférée et montrez pourquoi.
Identifiez les ressources humaines et matérielles qui seront nécessaires pour l'option recommandée, en nombre et en coût. Assurez-vous que toutes vos demandes sont exactes et que vous avez les ressources nécessaires pour fournir les résultats que vous promettez.
Indiquez clairement le laps de temps du travail. Incluez une structure de travail de base ou un diagramme de Gantt, deux outils de gestion de projet. Si vous ne les connaissez pas bien, trouvez un collègue qui l’est. Assurez-vous d'inclure les noms de tous les collègues qui fournissent une aide importante, verbalement ou dans la proposition.
Avant de soumettre la proposition, mettez-la de côté pendant 24 heures. Lisez-le attentivement et identifiez toutes les faiblesses. resserrer la grammaire. Demandez à quelqu'un en qui vous avez confiance de relire et réécrire si nécessaire.
Créer un résumé. Dans une page ou moins, énoncez les parties importantes de la proposition. Mettez ceci comme première page. La deuxième page devrait être un index précis ou une table des matières.
Conseils
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Si vous devez présenter en personne, mettez votre présentation en pratique devant un miroir ou présentez-la à un collègue en guise de piste sèche.
Ne promettez jamais ce que vous ne pouvez pas livrer ou faites des réclamations non fondées ou fausses.
