Le message d'accueil vocal est un aspect souvent négligé mais précieux d'une entreprise. Des enregistrements mémorables et professionnels ont un impact positif. Faites en sorte que la salutation corresponde à la société tout en ajoutant du style et de la personnalité. Les meilleurs enregistrements sortants ont la bonne quantité de saveur sans perdre le contact professionnel.
Ingrédients de base
Une messagerie vocale professionnelle doit contenir plusieurs ingrédients qui informent. Indiquez le nom de la personne dont le numéro de poste a été composé, le nom de la société et le département. Inviter l'appelant à laisser un message; souvent, l’appelant ne réalise pas qu’elle a atteint la messagerie vocale. Indiquez aux clients quand ils peuvent s'attendre à un rappel et proposez un autre contact, si possible. Ajoutez le site Web ou le courrier électronique de la société. Laissez un seul contact supplémentaire par souci de brièveté, prévient Christopher Null en écrivant dans PC World. Construisez une salutation courte et précise.
No-Nos
Évitez d'utiliser un téléphone portable pour enregistrer le message d'accueil. Une ligne terrestre est préférable pour l'enregistrement du message d'accueil. La qualité du son n’est tout simplement pas aussi bonne sur un téléphone cellulaire que sur une ligne terrestre. Les salutations professionnelles ne doivent pas sembler déformées ou craquelées. Évitez les salutations standard. Ils semblent automatisés, impersonnels et froids. Assurez-vous qu'aucun bruit de fond n'est enregistré. Un message d'accueil mal enregistré peut détourner les clients et les éloigner. Évitez les "euhs" et "euhs". Préparez un script avant de l'enregistrer pour qu'il coule facilement.
Salutation générale
Le message d'accueil général est utilisé quotidiennement pour les appels manqués quotidiens lorsque le téléphone est sans surveillance. Cette salutation est généralement diffusée aux personnes appelant de l’extérieur de la société.
“Vous avez atteint (société), où (slogan). Ceci est (nom), votre guide pour (département). Malheureusement, je ne peux pas joindre le téléphone pour l'instant, mais laissez-moi un message avec votre nom et votre numéro de téléphone, et je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Ou n'hésitez pas à m'envoyer un email à (adresse email). ”
Message d'absence du bureau
Les messages d'absence du bureau sont utilisés lorsque quelqu'un quitte le bureau pendant un laps de temps prédéterminé. La plupart des services de messagerie vocale autorisent la lecture d’un message d’accueil pendant un laps de temps défini, de sorte que personne ne doit se souvenir d’activer le message d’accueil absent.
«Bonjour, c'est (nom) dans (département). Je suis absent du bureau jusqu'au (date). Je vérifierai mes messages vocaux toute la journée, alors laissez-moi un message et je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, vous pouvez contacter (autre personne à contacter) au (numéro de téléphone) ou visiter notre site Web à l’adresse (URL). ”
