L’argent entre et sort de votre entreprise, et chaque fois qu’elle sort pour acheter de nouveaux actifs, améliorer des actifs existants ou réduire un passif, la transaction est enregistrée en tant que dépense. Les décaissements ou les paiements tels que l'achat ou la modernisation de machines, la distribution aux propriétaires ou le remboursement de prêts bancaires ne sont que quelques-unes des dépenses nécessaires au fonctionnement de votre entreprise.
Dépenses par rapport aux dépenses
Les dépenses désignent l'utilisation d'espèces ou d'équivalents de trésorerie pour acheter des actifs, rembourser une dette ou financer des opérations. Certaines dépenses peuvent être des dépenses, mais toutes les dépenses ne sont pas des dépenses déductibles.
Déclarées dans le compte de résultat, les dépenses d’entreprise sont des dépenses échues, épuisées ou nécessaires pour générer des revenus au cours d’une période donnée. Les dépenses sont des achats déductibles tels que le loyer, les services publics, les taxes, les licences, les honoraires professionnels, les fournitures de bureau, la publicité, les commissions, les réparations, l’assurance, les matériaux, la main d’œuvre et le coût des produits vendus.
Les conventions de comptabilisation et de responsabilité fiscale étalonnent parfois votre façon de faire et d'enregistrer les paiements par rapport au moment où les fonds changent de mains. L'échange de fonds est une dépense, tandis que l'écriture de comptabilité qui enregistre la transaction dans votre compte de résultat représente la dépense déductible.
Financement et amortissement
Lorsque vous financez des opérations commerciales, vous êtes autorisé à déduire les sommes que vous dépensez même si vous payez ces achats avec des fonds empruntés. Mais vous n'êtes pas autorisé à déduire les paiements de capital sur les prêts aux entreprises. Si vous empruntez 1 000 $ pour payer le loyer pendant un mois où les liquidités sont serrées, les frais de location sont déduits pendant le mois en cours. Si vous remboursez 1 000 $ le mois suivant, lorsque les liquidités sont plus abondantes, vous n'êtes pas autorisé à déduire ce paiement une seconde fois. Le paiement du capital est une dépense parce que l'argent quitte votre compte professionnel, mais ce n'est pas une dépense car celle-ci a déjà été enregistrée lors du paiement de votre loyer.
De même, lorsque vous achetez un équipement volumineux que votre entreprise utilisera au fil du temps, vous effectuez généralement les dépenses en une fois en cochant cet élément. Toutefois, lorsque vous enregistrez l’achat en tant que dépense déductible, vous devez l’amortir ou l’étaler sur le nombre d’années pendant lesquelles vous prévoyez que l’actif sera en service. Par exemple, si votre restaurant achète un four que vous comptez utiliser pendant 10 ans, le montant total de l'achat constitue une dépense si vous payez le four en un seul versement. Mais vous ne pouvez enregistrer qu'un dixième du coût du four à titre de dépense déductible chaque année au cours de laquelle votre entreprise l'utilise.
