Replanifier de grands événements d'entreprise peut être un cauchemar logistique; même avec les raisons les plus crédibles pour changer la date, les clients et les contacts professionnels seront irrités et gênés. La manière dont vous présentez les informations aura également un impact important sur l’impression que les participants auront; prenez le soin de paraître excusé mais optimiste, afin que les destinataires voient la nouvelle planification comme un échec temporaire plutôt que comme un faux pas ou le résultat d'une mauvaise planification.
Insérez un morceau de papier à en-tête de la société dans votre imprimante. il s’agit d’un avis officiel concernant le report d’un événement que vous organisez. Le temps presse et l'en-tête captera plus efficacement l'attention du destinataire que le papier ordinaire.
Ouvrez le programme de traitement de texte de votre choix. Commencez un nouveau document en sélectionnant "Fichier" et "Nouveau".
Tapez la date et sautez une ligne. Utilisez la fonctionnalité de publipostage de votre programme de traitement de texte pour insérer les noms et adresses des participants.
Commencez par préciser que vous devrez reprogrammer l’événement et leur rafraîchir la mémoire sur son déroulement et sur le moment où il aurait dû se dérouler.
S'excuser sincèrement et expliquer la raison du retard. Ne vous excusez pas plus d'une fois, sinon les destinataires pourraient voir cela comme un aveu de culpabilité ou de mauvaise gestion.
Donnez des détails sur le moment où l'événement aura lieu. Si votre société offre une compensation pour leurs frais de réinscription ou un autre incitatif, expliquez en détail comment les participants peuvent demander cette indemnisation. Jouez les bonnes nouvelles; si le report est un événement heureux, comme un changement d’horaire avec une météo plus clémente, commentez-le.
Remerciez les participants pour leur coopération et donnez-leur les coordonnées pour lesquelles ils peuvent appeler s'ils ont des questions ou des difficultés pour reprogrammer leur visite.
Signez la lettre «sincèrement» et sautez trois lignes. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez les lettres et signez chacune au-dessus de votre nom tapé.
Courrier les lettres avec le service le plus rapide que vous pouvez vous permettre. Si vous ne pouvez pas vous permettre d’envoyer un grand nombre de lettres par courrier prioritaire, appelez d’abord chaque participant et donnez-lui les informations de base sur la reprogrammation de l’événement. Dites-leur qu'une lettre officielle suivra.
