La paperasse est une réalité de la vie d’une entreprise. Une structure de projet de contrôle de document fournit un modèle pour la classification, le traitement et la maintenance des documents. Les systèmes de contrôle des documents vont des plans d'archivage manuel de documents à l'utilisation de la technologie des systèmes d'imagerie et d'information pour stocker et cataloguer les documents.
Identification
Le contrôle des documents associe les disciplines de la bibliothéconomie et de l'administration de bureau. Cela se reflète dans la création des structures de fichiers de projet. Semblable à un catalogue, un système de contrôle de documents consiste à identifier des documents, à attribuer des numéros de contrôle et, dans des structures de projet plus détaillées, des niveaux de classification et de sécurité. Les entreprises utilisent souvent des systèmes d’imagerie qui créent automatiquement des structures de données, ce qui rend plus efficace la recherche et la localisation de documents à l’aide de la technologie informatique.
Taille
La taille d'un système de projet de contrôle de document peut varier. Par exemple, dans un grand système, le contrôle des documents peut être classé en différentes fonctions, telles que les services d’archivage, les services de conservation des enregistrements et les services de conservation des documents.
Effets
Un plan stratégique de contrôle des documents efficace comprend des systèmes d'audit pour la classification et le traitement des documents. Les procédures d'exploitation standard basées sur les fonctions de contrôle de document peuvent être référencées pour la maintenance correcte des documents et des systèmes prenant en charge la gestion de document.
