Au cours de votre carrière, vous devrez probablement rédiger un rapport d’activité. Un rapport d’activité porte généralement sur un projet ou une composante de la société, présente vos conclusions et fait des recommandations au lecteur visé.
Planifier et rédiger un rapport commercial approprié qui touche le public cible et motive ses lecteurs repose sur une planification, des recherches et un engagement en faveur du succès du rapport. Bien que le style de rédaction de rapports commerciaux que vous utilisez devrait refléter votre style et votre personnalité personnels, ainsi que la personnalité de la société, il existe quelques conseils utiles pour la rédaction de rapports que tout le monde peut utiliser.
Clarifier le but du rapport
Quelques astuces pour la rédaction d'un rapport sont aussi importantes que la définition et la clarification de l'objectif du rapport. Faites-le le plus tôt possible dans le rapport afin de ne pas perdre de temps et d'énergie avec des problèmes inutiles. Rassemblez toutes les informations nécessaires pour faire un rapport fiable. Parfois, cela peut vouloir dire parler aux personnes impliquées, ou être aussi impliqué que mener un projet de recherche.
Exemple:
Ce rapport traite des techniques de marketing que nous avons utilisées au cours des cinq dernières années pour acquérir de nouveaux clients. Sur la base d’une analyse des techniques, des sommes dépensées et du nombre de nouveaux clients que nous avons acquis auprès de chacun, je voudrais recommander trois types de marketing spécifiques.
Organiser toutes les informations pertinentes
Veillez à limiter vos informations à l'objectif du rapport d'activité. Ne laissez pas la portée du rapport s’étendre car cela risquerait de faire dérailler le format de votre rapport commercial. Si le but du rapport est de recommander trois techniques de marketing spécifiques, restez concentré sur ces trois techniques et sur les informations pertinentes.
Exemple:
Comme vous pourrez le constater d'après mes recherches, ce sont les trois principales techniques de marketing que je recommande. Ce sont les plus rentables pour attirer le plus grand nombre de nouveaux clients.
Connaître le format du rapport sur le public cible
Vous devez comprendre pour qui et pour qui vous écrivez et déterminer la meilleure façon de s’adresser à ce public. Définissez le ton, l'attitude et l'accent mis sur vos lecteurs. Même si vous devez toujours être professionnel dans votre style de rédaction de rapports commerciaux, le niveau de détail que vous incluez peut varier en fonction de la personne qui lit le rapport.
Si vous écrivez à des dirigeants d'entreprise de haut niveau, vous pouvez inclure des chiffres et des recherches plus précis et plus détaillés dans vos descriptions. Si vous écrivez à l’équipe marketing qui comprend le jargon marketing, vous pouvez utiliser un format de rapport commercial plus modéré qui évoque les techniques que vous avez utilisées par le passé.
Motiver votre public
Composez le rapport commercial en utilisant des mots forts qui motiveront votre public. Créez des phrases efficaces et bien arrangées, tout en restant fidèle à votre style de rédaction de rapports professionnels. Certains membres de votre auditoire peuvent uniquement numériser le rapport. Par conséquent, choisissez un format de rapport commercial avec des points à puces, beaucoup d'espace blanc, de bons titres et sous-titres ainsi que de courts paragraphes.
Exemple:
Trois techniques de marketing tueuses
Nous pouvons gagner 35% de clients en plus et économiser de l'argent en utilisant les trois techniques marketing les plus meurtrières suivantes:
- Bulletins électroniques mensuels fournissant un contenu utile.
- Promotions trimestrielles en magasin.
- Publicité dans le journal local.
Relisez avant d'envoyer
L'un des conseils les plus importants pour la rédaction de rapports consiste à vérifier, éditer et réviser avant de distribuer le rapport. Avoir une seconde lecture du rapport est un excellent moyen de s’assurer que votre message est clair. Prévoyez suffisamment de temps pour éditer et réviser le rapport avant la date d'échéance. Ne vous précipitez pas cette étape. Lorsque vous distribuez le rapport, assurez-vous que tous les documents et pièces jointes sont inclus et que tout le monde les reçoit.
