Aux États-Unis, le système de comptabilité est basé sur la méthode traditionnelle d’enregistrement des écritures au journal pour chaque événement de transaction, puis en déplaçant les écritures vers les comptes appropriés dans les livres de poche pour équilibrer les débits et les crédits et assurer le suivi de tous les postes. Cependant, la technologie a transféré ce processus en grande partie aux logiciels. Les comptables et les analystes utilisent ce logiciel pour suivre toutes les activités financières de l'entreprise. Ces programmes incluent généralement des sous-systèmes permettant une plus grande personnalisation.
Sous-systèmes
Un sous-système dans les programmes de comptabilité est simplement un système plus petit qui existe dans la structure principale du programme. Sans ces sous-systèmes, il serait difficile de naviguer dans les logiciels de comptabilité et les utilisateurs auraient du mal à trouver la catégorie ou l'activité souhaitée. Les sous-systèmes divisent le logiciel en plusieurs parties pour des besoins de comptabilité spécifiques, tels que les coûts et la masse salariale.
Types de sous-systèmes
Il n'y a pas de limite au nombre de sous-systèmes que le logiciel de comptabilité peut avoir. Les logiciels complexes qui incluent des options pour la gestion des stocks, de la production et des ressources humaines peuvent comporter de nombreux sous-systèmes. Cependant, plusieurs types sont courants, y compris les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs, deux catégories de nombreuses entreprises. Un système de facturation, un système de calcul des coûts de projet et des systèmes de dépense sont également des options courantes.
Lien vers la stratégie d'entreprise
Les stratégies commerciales peuvent également comporter des sous-systèmes, et les entreprises essaient souvent de lier leurs catégories de stratégies aux sous-systèmes de leur logiciel de comptabilité. Par exemple, si une entreprise crée un nouveau projet, elle peut également souhaiter qu'un nouveau sous-système de catégorie de projet dans son programme en rende compte. De même, si une entreprise mettait en place de nouveaux contrôles de stock pour ses marchandises, le processus serait étroitement lié à une refonte du sous-système de stock.
Sous-systèmes facultatifs
De nombreux sous-systèmes du logiciel de comptabilité sont facultatifs, c'est-à-dire qu'ils ne sont pas requis pour l'entreprise et qu'ils ne sont pas toujours utilisés. Ils ont tendance à être des outils supplémentaires au sein du programme lui-même que les entreprises peuvent choisir d'utiliser pour une personnalisation plus poussée. Par exemple, le processus de création de nouveaux sous-systèmes dans le programme est souvent un sous-système distinct.
