Les comptables travaillent chaque jour sur une variété de données, des données financières aux quantités d’inventaire en passant par les heures de travail. Pour pouvoir utiliser les données, le personnel comptable a besoin d’un emplacement pour stocker les données. Le lieu où une entreprise stocke ses données comptables est appelé système d’information comptable. La plupart des entreprises intègrent la technologie informatique pour héberger ces enregistrements et permettre aux utilisateurs d'accéder à ces enregistrements.
Données de comptabilité
Les données comptables comprennent des données financières et non financières. Les données financières fournissent des informations détaillées sur les rapports comptables, les états financiers et les demandes des gouvernements. En plus des rapports, les comptables tiennent une documentation de sauvegarde qui peut être utilisée pour vérifier les chiffres déclarés. Les données non financières comprennent les quantités vendues, les volumes de production, les heures de travail et les descriptions des actifs. Les données non financières appuient les chiffres financiers rapportés. Les quantités vendues fournissent des détails sur les ventes totales. Le volume de production fournit des détails sur les quantités en stock. Les données sur les heures de travail fournissent des détails sur la paie. Les descriptions des biens fournissent des détails sur les biens et équipements déclarés.
Système d'Information
Un système d'information fournit un entrepôt pour la compilation de toutes les données nécessaires dans une entreprise. Les systèmes d'information ont besoin d'une organisation solide pour permettre aux utilisateurs d'accéder aux informations dont ils ont besoin sans fournir d'accès à des informations confidentielles allant au-delà de leurs besoins. De nombreuses entreprises achètent des logiciels pour gérer leurs besoins en systèmes d’information. D'autres entreprises emploient des programmeurs informatiques pour construire un système d'information répondant à leurs besoins spécifiques.
Système d'information comptable
Un système d'information comptable est un système d'information conçu pour répondre aux besoins spécifiques du service de la comptabilité. Le service de la comptabilité gère une variété d’informations confidentielles. Les taux de main-d'œuvre horaires et les salaires annuels, ainsi que les informations relatives au personnel privé, nécessitent un accès limité au sein du département. Les prix de vente doivent rester confidentiels, en particulier lorsque différents clients paient des taux différents pour des produits similaires. La connaissance des coûts de fabrication doit rester interne afin d'éviter que les concurrents n'essayent de sous-facturer l'entreprise. Avec chacun de ces exemples, seuls certains employés ont besoin d'accéder à l'information. Un système d’information comptable doit fournir aux employés sélectionnés le mécanisme permettant de récupérer certaines informations avec lesquelles ils doivent travailler, mais pas les informations sortant de leur champ de responsabilité.
Les usages
En plus de maintenir la confidentialité, les systèmes d’information comptable fournissent aux utilisateurs des rapports créés pour leurs besoins spécifiques. Les systèmes d’information comptable permettent également aux utilisateurs de télécharger des informations dans des feuilles de calcul. Dans une feuille de calcul, l'utilisateur peut sélectionner des informations spécifiques pour répondre à ses propres besoins.
